請求書の電子化を中小企業で進める方法｜ツール選びから運用まで

月末になるたびに、請求書を印刷して、押印して、封入して、郵便局に持ち込む。

それ自体はルーティン作業だが、2024年10月の郵便料金値上げ以降、この「毎月の当たり前」がじわじわとコスト上昇につながっている。定形郵便（25g以内）は84円から110円に、25gを超えると94円から140円になった。

月50通送っているなら、値上げ前後で月あたり1,300〜2,300円の差が出る。年換算で1.5〜2.7万円。請求書だけでなく見積書や注文書も合わせれば、影響は倍以上になる会社もある。

この記事では、中小企業が請求書の電子化を現実的に進めるための手順を整理する。「発行側の電子化」と「受領側の電子化」は別の話なので、まずそこから確認する。

まず整理：「発行側」と「受領側」は別の対応

請求書の電子化という言葉は、実は2つの異なる作業を指している。

発行側の電子化：自社が請求書を送る時に、紙の郵送をやめてデータで送る

受領側の電子化：取引先から受け取った請求書を、電子データのまま保存する

この2つは相互に関係しているようで、対応する相手がまったく異なる。

• 発行側の電子化は「取引先の同意を得て、送付方法を変える」作業
• 受領側の電子化は「社内の保存方法を変える」作業

混同すると「電子化しようとしたら取引先が対応していなくて止まった」という状況になる。どちらを先に進めるかは状況によって変わるが、順番のつけ方を後半で整理する。

電子帳簿保存法で「やらなければいけない」こと

まず法的に必要な対応から確認する。

2024年1月1日以降、電子取引で受け取った書類は電子データのまま保存することが義務になった。対象になるケースは次のとおりだ。

• 取引先からメールに添付されて届いたPDF形式の請求書
• 会計ソフトやECサイトの管理画面からダウンロードした領収書・明細
• Webシステム経由で発行された請求書や注文書

これらをプリントアウトして紙で保管する方法は、電子帳簿保存法の要件を満たさない。「電子で受け取ったものは電子で保存する」が原則になった。

費用ゼロで要件を満たす方法

電子帳簿保存法の保存要件は次の3点だ。

• 改ざん防止の措置がとられていること
• 日付・金額・取引先で検索できる状態であること
• ディスプレイで閲覧できること

高度なシステムがなくても、次の手順で要件を満たせる。

• Google DriveまたはDropboxに書類保存専用のフォルダを作る
• ファイル名のルールを決める（例：20260417_山田製作所_150000_請求書.pdf）
• 電子で受け取った請求書・領収書は、届いたタイミングでそのルールで保存する

ファイル名に日付・取引先・金額を含めることで「検索できる状態」への対応になる。専用の経費精算ソフトは必須ではない。ただし、保存したデータに対してより厳格なタイムスタンプ付与や改ざん防止を求める場合は、専用ソフトの導入が確実だ。

発行側の電子化：3つの方法

自社が送る請求書を電子化する方法は大きく3つある。

方法1：メールにPDFを添付して送る

最もシンプルな方法。ExcelやWord、会計ソフトで作成した請求書をPDF出力し、メールに添付して送る。

月額コスト：0円（既存のメールとOfficeで完結）

向いているケース

• 取引先数が少なく（10〜15社以下）、個別対応できる
• 請求書の発行件数が月20件以下
• 取引先がPDFを電子保存できる環境にある

注意点

• 送り忘れや未着の確認が手動になる
• 送付済み・入金済みの管理が自社のスプレッドシート等に依存する
• 自社でも送付したPDFの控えを電子保存する必要がある（電帳法対応）

方法2：請求書発行システムを導入する

専用ツールでシステム上から請求書を作成・送信・管理する方法。

月額コストの目安

※ 2026年4月時点の目安。最新の料金は各公式サイトで確認してほしい。

向いているケース

• 取引先が多く（20社以上）、送付管理を一元化したい
• 入金確認まで含めてシステムで管理したい
• 会計ソフトと連携して仕訳の手入力をなくしたい

メリット

• 送付ステータス（送付済み・開封確認・入金済み等）が一元管理できる
• インボイス制度の記載要件（登録番号・適用税率・税率別消費税額）を自動で書式に含められる
• 受領側の電帳法対応としてのデータ保存がシステム側で自動処理される

方法3：段階的に移行する

「取引先の全てが電子対応できるわけではない」という現実がある。

取引先を整理して、電子化できるところから順に移行するのが現実的な進め方だ。

• メール対応可の取引先：PDFをメールで送付
• システム対応可の取引先：請求書発行システムで送付
• 紙でないと対応できない取引先：従来通り郵送

件数が増えると管理が煩雑になるため、最終的には電子送付の比率を上げていく方向で進める。全取引先の電子化は長期目標とし、まずできるところから変える。

取引先への説明をどうするか

発行側の電子化で最初につまずくのが「取引先への説明」だ。

事前連絡なく送付方法を変更すると「請求書が届かない」「担当者が把握していない」というトラブルになる。以下のステップで進めると現場でのトラブルが減る。

Step 1：移行スケジュールを決める

「〇月分の請求書から電子送付に切り替える」という日程を決める。取引先への連絡から実際の切り替えまで、最低1か月の余裕を持つ。

Step 2：取引先の担当窓口に案内を送る

メールで事前に伝える。難しい文章は不要で、次のような内容で十分だ。

> 平素よりお世話になっております。

> 〇月分の請求書より、郵送からメール（PDF添付）での送付に変更いたします。

> ご都合上、従来の紙での受領をご希望の場合はご連絡ください。

> 引き続きよろしくお願いいたします。

Step 3：切り替え後1〜2か月は対応を柔軟に

移行期間中は、電子送付を希望しない取引先に対して引き続き郵送対応する。移行が安定してから、その取引先との方針を改めて確認する。

完全に電子化できない取引先が残っても、全体の半数以上が電子化できれば郵送コストと封入作業は大きく減る。「全部か、ゼロか」ではなく「できるところから」の発想が現実的だ。

インボイス制度との関係

2023年10月から始まったインボイス制度（適格請求書等保存方式）では、消費税の仕入税額控除を受けるために、適格請求書発行事業者が発行した請求書（インボイス）の保存が必要になった。

インボイスには次の記載が必要だ。

• 適格請求書発行事業者の登録番号（T+13桁の番号）
• 適用税率（8%・10%の区分）
• 税率ごとに区分した消費税額

電子化と並行してインボイス対応を進める場合、請求書発行システムを使うと書式への自動反映がしやすい。手書きやExcelで対応している場合は、この機会に記載要件を確認しておくことを勧める。

優先順位：どこから着手するか

すべてを一度に変えようとすると止まる。以下の順番で着手すると、コストをかけずにスタートできる。

最初にやること（費用ゼロ）

• 電子で受け取っている請求書の保存ルールを社内で決める（Google Drive＋ファイル名規則）
• 自社が送る請求書のうち、PDF送付に切り替えられる取引先を洗い出す

次にやること（月数千円〜）

• 対象取引先に案内を送り、翌月から電子送付に切り替える
• 発行件数が多い・管理が煩雑な場合は請求書発行システムの導入を検討する

必要に応じてやること

• 会計ソフトとの連携、インボイス対応の書式自動化、入金確認の一元管理

受領側の電帳法対応は法的義務なので最初に手をつけるべきだが、専用ソフトなしで始められる。発行側の電子化はコスト削減のメリットがあるが、取引先への調整が伴う。この2つを分けて考えると、全体の優先順位が立てやすくなる。

請求書の電子化を含め、バックオフィス業務全体をどう整理するかについてはこちらも参考にしてほしい。

→ 業務効率化は何から始める？最初の一歩を具体的に解説

→ 中小企業の経理を外注する手順｜準備から導入まで完全ガイド

→ バックオフィス代行の費用相場｜業務別の料金目安と選び方

まとめ

• 請求書の電子化は「発行側（送る）」と「受領側（受け取る）」で対応が異なる
• 受領した電子請求書は2024年1月から電子データでの保存が義務。Google Drive＋ファイル名規則で費用ゼロで始められる
• 発行側の電子化は取引先の同意が必要。段階的な移行が現実的
• 取引先が少ない・件数が少ない場合はPDFメール添付（費用ゼロ）から、管理が複雑になってきたら請求書発行システム（月3,000〜4,000円〜）を検討する
• 完全電子化は長期目標として、まず「電子で受け取った書類の保存ルール」と「電子化できる取引先の洗い出し」から始める