著者：野原琉海（業務効率化に特化したエンジニア）
バックオフィスが回らなくなったとき、多くの経営者が最初に考えるのは「誰か採用しよう」だ。
ところが採用は時間がかかる。求人を出してから入社まで3〜6ヶ月かかることは珍しくない。中途採用1人あたりの費用は、給与・社会保険・採用費を含めると月35〜50万円が現実的な水準で、人材紹介経由なら採用時に年収の30〜35%の紹介手数料も別途発生する。採用できたとしても、中小企業の中途採用3年以内離職率は約30%とされており、退職すれば再採用コストが再び発生するループになる。
実は、バックオフィスの人手不足を解消する選択肢は採用だけではない。「外注（バックオフィス代行）」と「ツール導入（クラウドソフト・AI）」という2つの手段がある。
この記事では、外注・ツール・採用の3つを費用・即応性・リスクの観点で比較し、業務の種類や会社の規模に応じてどの手段が合うかを判断できるよう整理する。
バックオフィスの人手不足はなぜ起きるのか
バックオフィスの業務量は、売上や従業員数の増加に比例して増える。しかし担当者の数は追いつかない。これは構造的な問題だ。
従業員が5〜10人の段階では、経営者が経理・総務・採用事務の全てを兼務しているケースが多い。これが10〜20人になると業務量は2〜3倍に増えるが、専任担当者を置けていない会社がほとんどだ。
よくある実態として、事務担当が1人で経理・総務・採用事務・受発注管理の全部を抱えて回らなくなっているケースがある。月末になると残業して請求書を処理し、給与計算に追われる。その担当者が辞めたら、全業務が止まる。
業務効率化に特化したエンジニアとして多くの会社の現場を見てきたが、「採用しよう」と思っても採用できず、採用できても定着せず、気づけば経営者が週20〜30時間を事務作業に使っているという状態は本当によく見る。このループを抜け出すには、採用以外の手段を先に検討する発想が必要だ。
3つの選択肢を費用・即応性・リスクで比較する
まず3つの手段を俯瞰で比較する。
| 選択肢 | 月額コスト（従業員10人規模） | 即応性 | 退職・停止リスク | 向いている業務 |
|---|---|---|---|---|
| 正社員採用 | 35〜50万円 | 低い（3〜6ヶ月） | 高い | 毎日の現金管理・総合的な事務 |
| パート採用 | 7〜15万円 | 中程度（数週間） | 中程度 | 日次確認が必要な業務・補助的な事務 |
| ツール導入 | 3〜5万円 | 中程度（設定に数週間） | ほぼなし | 繰り返す定型業務（記帳・請求書・経費精算） |
| 外注（代行） | 3〜15万円 | 高い（1〜2週間） | ほぼなし | 専門知識が必要な業務・月単位の処理 |
コストと即応性だけ見ると、ツールと外注が明らかに優位だ。ただし「どの業務を解消したいか」によって最適な手段が変わる。一律に「外注が正解」「ツールが正解」とは言えない。それぞれの特性を把握した上で、自社の状況に当てはめる必要がある。
選択肢1：採用（正社員・パート）の費用とリスク
採用が向いている状況
- 月の事務作業時間が150時間以上ある
- 経理以外の業務（総務・採用事務・受発注管理等）も含めて任せたい
- 社内に業務を教える余裕がある
- 現金管理など毎日の確認が必要な業務がある
- 会社の機密情報に関わる業務が多く、外部委託が難しい
コストの実態
正社員（事務職）を採用する場合、月次コストの内訳はおよそ以下になる。
- 給与: 22〜28万円（月給）
- 社会保険（会社負担分）: 3〜4万円
- 採用費（紹介手数料を月割り）: 2〜4万円
- 合計: 月27〜36万円
これに残業代・研修費・備品費が加わると、月35〜50万円が現実的な水準になる。パートであれば月7〜15万円で済むが、業務量が多い場合はカバーできないことがある。
採用の3つのリスク
1. 時間がかかる：求人票の作成→媒体掲載→選考→内定→入社までに平均3〜6ヶ月。この間、現在の人手不足は解消しない。
2. 定着しないリスク：中小企業の中途採用では3年以内の離職率が約30%という調査がある。退職すれば採用コストが再び発生し、業務が一時停止するリスクもある。
3. 一人担当者の属人化リスク：一人経理・一人総務になると、その人が退職した際に全業務が止まる。一人経理が退職する前に会社がやるべきリスク対策にも書いたが、担当者が1人になると業務の「人質化」が起きる。これは採用で解決しようとすると、また同じ状態になるだけだ。
選択肢2：ツール導入（クラウドソフト・AI）の効果とコスト
ツールが向いている状況
- 繰り返し発生する定型業務が多い（請求書発行・給与計算・経費精算・仕訳等）
- 業務フローが既に決まっており、手順を自動化できる
- 初期設定に時間を割ける担当者がいる（もしくは外部サポートを使える）
コストの実態
主要ツールの月額費用は以下が目安だ（2026年時点の代表的なサービス）。
| ツールの種類 | 月額費用の目安 | 代表的なサービス |
|---|---|---|
| クラウド会計ソフト | 2,000〜10,000円 | freee、マネーフォワード |
| 給与計算ソフト | 3,000〜15,000円 | freee人事労務、KING OF TIME |
| 請求書発行ツール | 3,000〜20,000円 | invox、マネーフォワードクラウド請求書 |
| 経費精算ツール | 3,000〜15,000円 | Concur、楽楽精算 |
| チャットボット・問い合わせ対応 | 5,000〜30,000円 | hachidori、PKSHA Chatbot |
これらを組み合わせても月額3〜5万円以内に収まることが多い。
自社の実例を出すと、経理・請求書処理・コンテンツ制作・顧客管理の全てを月3.5万円のツール代で回している。人を雇えばこの20倍以上のコストがかかる業務範囲だ。
ツールの限界
ツールは「繰り返す作業を速くする」のは得意だが、判断が必要な業務や例外対応には向いていない。導入しても使いこなせずに放置されるケースも多い。デジタルツール導入で失敗する4つのパターンと対策にまとめているが、「とりあえず入れる」だけでは機能しない。初期設定と運用ルールの整備に数週間かかる点も考慮が必要だ。
選択肢3：外注（バックオフィス代行）の費用と向いている業務
外注が向いている状況
- 月の事務作業時間が50〜100時間程度で、専任担当者を雇うほどではない
- 採用コストや退職リスクを避けたい
- 今すぐ対応してほしい（採用を3〜6ヶ月待てない）
- 専門知識が必要な業務（月次決算・給与計算・社会保険手続き）がある
- 特定の業務だけを部分的に切り出したい
コストの実態
外注の費用相場は業務の種類と依頼範囲によって変わる。
| 外注する業務 | 月額費用の目安（従業員10〜15人規模） |
|---|---|
| 記帳代行（入力のみ） | 1〜3万円 |
| 経理代行（記帳＋月次試算表） | 3〜6万円 |
| 給与計算代行 | 2〜4万円 |
| 採用事務（書類選考・日程調整） | 3〜8万円 |
| バックオフィス全般（経理＋総務） | 8〜15万円 |
詳細な費用はバックオフィス代行の費用相場｜業務別の料金目安と選び方で整理している。
外注の限界
毎日の現金管理・突発的な判断が必要な業務には向いていない。社内に業務の全体像を把握している人間は必要になる。代行会社の品質にはばらつきがあるため、選定の段階で実績や対応範囲を確認することが重要だ。
業務効率化に特化したエンジニアとして見てきた経験から言うと、外注先の選定を急ぎすぎて失敗するケースは多い。「安いから」という理由だけで選ぶと、後から品質問題や連絡の遅さで余計な手間がかかる。外注で失敗する中小企業の共通パターンと防ぎ方も参考にしてほしい。
業務ごとに最適な手段を判断する
全ての業務に同じ手段を当てはめる必要はない。業務の種類によって、最も合う手段が異なる。
| 業務 | ツール | 外注 | 採用（正社員） | 採用（パート） |
|---|---|---|---|---|
| 記帳・仕訳 | ◎ クラウド会計で自動化 | ○ 専門知識が活かせる | △ オーバースペック | ○ |
| 給与計算 | ◎ 給与ソフトで自動化 | ○ | △ | ○ |
| 請求書の発行・送付 | ◎ 自動化ツールで対応 | ○ | △ | ○ |
| 経費精算 | ◎ アプリで自動化 | ○ | △ | ○ |
| 採用事務（書類・日程調整） | △ | ◎ | ○ | ○ |
| 月次決算・財務分析 | ○ | ◎ 専門知識が必要 | △ | × |
| 社会保険・給与計算 | ○ | ◎ 社労士経由が確実 | △ | × |
| 顧客対応・問い合わせ | △ | ○ | ◎ | ○ |
| 現金管理・日次確認 | △ | × | ◎ | ◎ |
| 契約書管理・押印対応 | ○（電子化後） | ○ | ○ | △ |
定型業務（記帳・給与・請求書）はツールで自動化しやすい。専門知識が必要な業務は外注が向いている。毎日の現金管理など「社内で完結させる必要がある業務」は採用（またはパート）が適している。
業務を「定型か判断が必要か」「毎日か月次か」で分類すると、どの手段を選べばいいかが見えてくる。
会社規模別の現実的な組み合わせパターン
外注・ツール・採用は「どれか1つ」ではなく、組み合わせることで効果が最大化される。
パターンA：従業員5〜10人｜ツール先行型
まずクラウド会計ソフトと請求書ツールを導入し、定型業務を自動化する。自動化できない部分（月次決算・給与計算）は経理代行に外注する。専任の採用はしない。
月額コスト目安：5〜10万円
経営者が経理に使っていた時間を営業・経営判断に戻せる。人件費をかけずにバックオフィスを安定させられる段階に向いている。
この規模の会社に「まずツール」を勧める理由は、月5万円以下でかなりの業務を自動化できるからだ。正社員1人分の月35〜50万円と比べると、コストが全く異なる。
パターンB：従業員10〜20人｜外注先行型
まず外注（バックオフィス代行）に経理・給与・採用事務を任せる。業務が安定したら、定型業務をツールに切り替えて外注コストを削減する。
月額コスト目安：10〜20万円（安定後は8〜15万円）
外注している間に業務フローが文書化されるため、後でツールに移行しやすくなる。採用も外注期間中に余裕をもって進められる。「今すぐ人手が欲しい」状況に特に合っているパターンだ。
パターンC：従業員20〜30人｜ハイブリッド型
ツールで定型業務を自動化しつつ、専門性が必要な業務（月次決算・給与計算）は外注し、日常的な総務業務のみパート1名を採用する。
月額コスト目安：15〜25万円
正社員1名分（35〜50万円）よりも低コストで、複数の手段を組み合わせてリスクを分散できる。この規模では「総務1名＋外注＋ツール」の組み合わせが最もコストパフォーマンスが高い。
「まず採用」という発想を変えるために
業務効率化に特化したエンジニアとして、多くの経営者の相談を受けてきた。その中で感じるのは、「バックオフィスが回らなくなったら採用する」という発想が染みついている経営者が多いということだ。これは間違いではないが、採用が唯一の選択肢ではない。
実際のところ、自社のバックオフィス業務のうち「繰り返す定型業務」と「判断が必要な業務」の比率を確認すると、定型業務が7割以上というケースが多い。定型業務が7割以上なら、ツールだけでかなりの部分が解消できる。
よくある誤解として、「ツールを導入しても使いこなせない」という懸念がある。確かに導入に手間はかかるが、一度設定すれば人が退職してもツールは動き続ける。これが採用と大きく異なる点だ。
もう1つの誤解として、「外注は高い」という感覚がある。経理代行だけなら月3〜6万円からできる。採用コスト（月35〜50万円）と比べれば、コストパフォーマンスは大きく異なる。事務パートを採用するか外注するか？コストと品質を比較して判断する方法でも詳しく比較しているので参考にしてほしい。
今日からできる3ステップ：
- 自社の事務作業を洗い出し、「定型業務」と「判断業務」に分ける
- 定型業務の割合が高ければ、まずツール導入を検討する
- 判断が必要な業務・専門知識が必要な業務については外注の見積もりを取る
「採用するかどうか」は、この手順を踏んでから判断しても遅くない。今すぐ人手が欲しい状況なら、外注を先に試して安定させ、その間に採用を進める順番が現実的だ。
まとめ
外注・ツール・採用の3択で整理すると、次のポイントが判断軸になる。
- ツールが最も向いている業務：繰り返す定型業務（記帳・給与計算・請求書発行・経費精算）
- 外注が最も向いている業務：専門知識が必要な業務（月次決算・社会保険手続き）と、採用を待てない状況
- 採用が最も向いている業務：毎日の現金管理・社内で完結させる必要がある業務・総合的な事務量が多い場合
多くの中小企業では、ツールと外注の組み合わせだけで、正社員採用コストの半分以下に抑えながらバックオフィスを安定させることができる。「採用だけ」を考えているなら、まず3つの選択肢を並べて検討することを勧めたい。
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