年末調整を外注するといくらかかる？費用相場と依頼先の選び方

11月になると、総務や経理の担当者は年末調整の書類準備に追われ始める。

従業員が20〜30人いる会社でも、年末調整を担当しているのは1〜2人というケースは珍しくない。書類の配布・回収から、保険料控除の確認、源泉徴収票の発行まで、10月末から1月にかけて業務が集中する。担当者が1人しかいなければ、その人が風邪を引いただけで進行が止まる。

「この業務を外注できないか」と考えたことのある経営者は多い。この記事では、年末調整を外注した場合の費用相場と、依頼先ごとの違いを整理する。

年末調整で外注できる業務の範囲

まず、何を外注できて何を外注できないかを把握しておく必要がある。

外注できる業務

• 書類回収の管理・督促（収集状況の確認）
• 扶養控除等申告書・保険料控除申告書の内容チェック
• 年税額の計算・控除過不足額の算出
• 源泉徴収票の作成
• 法定調書の作成・電子申告

社内で対応が必要な業務

• 従業員への書類配布と説明
• 記入漏れ・不備の一次対応（従業員本人への確認）
• 給与システムへのデータ取り込み（自社システムの操作）

「全部お任せ」で依頼しても、実際には従業員への一次対応は社内でやる必要がある。この分担を曖昧にしたまま外注を始めると、「委託先に聞いたら社内対応と言われた」というケースが出てくる。契約前に業務分担を細かく確認することが重要だ。

税理士でないと対応できない業務

年末調整の中で、源泉所得税の計算・源泉徴収票の作成・法定調書の作成と提出は、税理士の独占業務にあたる。社会保険労務士（社労士）は給与計算の補助はできるが、税額の確定や法定調書の提出は対応できない。社労士に年末調整の全工程を依頼するのは法的に認められていないため注意が必要だ。

外注先の3つの選択肢

年末調整の外注先は大きく3種類ある。それぞれの特徴と向き不向きを整理する。

選択肢1：顧問税理士に依頼する

すでに顧問税理士と契約している会社であれば、年末調整もその税理士に依頼するのが最もスムーズだ。

ただし、税理士の月額顧問料の中に年末調整が含まれているかどうかは、事務所によって異なる。多くの場合、年末調整は顧問料とは別の追加料金になる。「顧問税理士がいれば年末調整も無料でやってもらえる」と思っていたら実際は別料金だったというケースは頻繁にある。

選択肢2：年末調整代行サービス（BPO）を利用する

税理士事務所と連携した専門の代行業者や、オンラインアシスタント型のBPOサービスを利用する方法だ。

顧問税理士がいない会社や、税理士への依頼よりコストを抑えたい場合に向いている。ただし、源泉所得税の計算・法定調書の作成など税務に関わる業務は、そのサービスが税理士と連携しているかどうかを確認する必要がある。

選択肢3：給与計算ソフトを導入して自社で対応する

freeeやマネーフォワード クラウド給与などの給与計算ソフトは、年末調整機能を備えている。ソフトを導入することで、従業員がスマートフォンから申告書を入力でき、計算・源泉徴収票の作成まで自動化できる。

完全な「外注」ではないが、担当者の手作業を大幅に削減できる。月額数千円から導入でき、コストは最も低い。ただし、初期設定や法改正への対応は自社で行う必要がある。

費用相場（従業員規模別）

顧問税理士への依頼（別途依頼の場合）

基本料金（一律）に従業員1人あたりの単価を掛けた構造が一般的だ。顧問料の中に年末調整が含まれる契約の場合は追加費用が発生しない事務所もある。

年末調整代行サービス（BPO）

サービスによって単価の幅が大きく、対応範囲（書類回収から法定調書の提出まで含むかどうか）で金額が変わる。安価なサービスは税理士との連携がなく、税務処理の部分は別途税理士に依頼が必要なケースもある。

給与計算ソフト（自社対応）

freeeやマネーフォワード クラウド給与などの主要な給与計算ソフトは、いずれも年末調整機能を備えている。月額料金は従業員数や契約プランによって変わるが、小規模な会社であれば月数千円程度から利用できるサービスが多い。各社の最新料金は公式サイトで確認することを勧める。

ソフトを使えば年末調整にかかる追加費用はほぼゼロになるが、設定・運用は自社で行う必要がある。

どの依頼先を選ぶべきか

以下の判断基準を参考にしてほしい。

顧問税理士への依頼が向いているケース

• すでに顧問税理士がいて、月次の会計・給与計算も同じ事務所に依頼している
• 年末調整の処理が顧問料に含まれている、またはスムーズに追加対応してもらえる関係がある

BPO代行サービスが向いているケース

• 税理士の顧問料は払いたくないが、年末調整の手間は削減したい
• 従業員が20〜30人以上いて、書類の回収・管理だけでも外注したい
• 経理担当者が退職するなどで、一時的に内部リソースが不足している

給与計算ソフトが向いているケース

• 今は手作業またはExcelで給与計算・年末調整をしている
• 担当者の負担を減らしたいが、外注コストは最小限に抑えたい
• 従業員がスマートフォンで申告書を入力できる環境がある

年末調整を含む労務管理全体を整理したい場合は、お問い合わせからご相談ください。現状の体制確認から、依頼先の選定まで対応します。

外注を成功させる3つのポイント

初めて年末調整を外注する会社が失敗しやすいパターンと、その対策をまとめる。

1. 業務の分担を契約前に明確にする

「どこからどこまでが外注先の対応か」を書面で確認する。特に以下の3点は曖昧にしないこと。

• 従業員への書類配布・説明は社内か外注先か
• 記入漏れや不備の確認・従業員への連絡は社内か外注先か
• 法定調書の電子申告まで対応するか

業務分担の誤解がないかは、見積もり確認の段階で確認するのが現実的だ。

2. 10月中には発注を完了させる

年末調整の書類配布は一般的に11月初旬から始まり、12月の給与計算に間に合わせるために12月末が一つの締め切りになる。外注先も同時期に複数の案件を抱えるため、10月に入ってから急いで依頼すると、対応できなかったり特急料金が加算されたりするケースがある。

年末調整の外注を検討するなら、遅くとも9〜10月には依頼先を決めておくのが現実的なスケジュールだ。

3. 個人番号（マイナンバー）の取り扱いを確認する

年末調整では、従業員と扶養家族のマイナンバーを収集・管理する必要がある。外注先がマイナンバーの適切な管理体制を持っているかを確認する。具体的には「委託先としての安全管理措置が講じられているか」「個人情報保護法および特定個人情報の適正な取り扱いに関するガイドラインに準拠しているか」を確認する。

まとめ

年末調整の外注費用は、顧問税理士に依頼した場合は従業員20人で5〜9万円程度、BPO代行サービスは1〜6万円程度が目安だ。給与計算ソフトを導入して自社対応する場合は、月額数千円のソフト代だけで済む。

どの選択肢が最適かは、現在の体制（顧問税理士の有無・経理担当の人数）とコスト感次第だ。最もよくある失敗は「外注すれば全部楽になる」と思い込んで、業務分担を確認しないまま外注を始めることだ。どこまで委託するかを最初に明確にしてから動くことで、年末の混乱を防ぎやすくなる。

バックオフィス業務の外注体制を整えたい場合は、お問い合わせからご相談ください。年末調整だけでなく、給与計算・経理・総務全般の外注先の選定を支援します。