経営者の時間の使い方｜事務作業から解放されるための3つの方法

著者：野原琉海（業務効率化に特化したエンジニア）

「気づいたら事務仕事で1日が終わっていた」という感覚は、時間の使い方が下手なのではない。仕組みがないまま、事務作業が経営者の時間を侵食しているからだ。

業務効率化に特化したエンジニアとして中小企業を支援していると、「経営判断に集中したいのに事務が止まらない」という相談を繰り返し受ける。規模の違いはあっても、パターンはほぼ共通している。

問題は気合いや習慣ではない。経営者にしかできない仕事と、誰でもできる定型処理が混在したまま、全部を経営者がやっている状態が続いていることだ。

この記事では、経営者の時間がどこに消えているかの実態と、事務作業から解放するための具体的な3つの方法を整理する。「時間が足りない」ではなく「何をやっているかが分からない」状態を先に解消することから始める。

経営者の時間はどこに消えているか：実態データで見る

中小企業庁が発行した小規模企業白書（2018年版）に、経営者の時間使用に関するデータがある。小規模企業の経営者を対象とした調査で、「削減したい業務」の1位は財務・会計（記帳）だった。次いで給与管理・勤怠管理などの間接業務が続く。

一方、「時間を増やしたい業務」の1位は「売上向上に直接つながる業務」で、過半数以上の経営者が回答している。

この結果が示しているのは、経営者が時間を使いたい仕事と、実際に使っている仕事のズレだ。財務・会計が得意で楽しいという経営者は少ない。それでも毎月末に自分で数字を確認して、領収書を整理して、帳簿を見ている。

なぜそうなるのか。「自分でやらないと不安」「引き継ぐ相手がいない」「外注するのが面倒」という理由が積み重なって、気づけば何年間も同じことを繰り返している。

支援先でも、時間ログを取ってもらうと似たような結果が出る。「経営判断だと思っていた業務の半分以上が定型処理だった」という気づきは、記録した経営者のほぼ全員が口にする。見ないと分からないのだ。

経営者の時間が消える3大カテゴリ

支援先の実態を見ると、経営者の時間は主に3つのカテゴリで消えている。

経理・会計処理

月次の帳簿確認、請求書の発行・管理、銀行振込の手続き。月末に集中するが、月の前半も請求書受け取りや振込確認で細切れに時間が取られる。僕が見てきた従業員10人以下の会社では、経営者が毎月末に2〜3日を経理作業に充てているケースが珍しくなかった。それが外注やツールの活用で、月末の確認作業だけで済む会社と比べると、年間で30〜40日以上の差が出る。

問い合わせ・メール対応

同じ内容の問い合わせに毎回返信している経営者は多い。「在庫はありますか」「見積もりを教えてください」「営業時間は何時まですか」といった定型質問に個別に文章を書いている。週に3〜5回、同じような内容のメールを書いているとしたら、それは完全に外に出せる仕事だ。テンプレート化と担当者への委任だけで、週に数時間が手放せる。

社内調整・確認作業

「社長に確認してから」で全てが止まる構造になっている会社は多い。注文の最終承認、取引条件の確認、スタッフのシフト決定。経営者の承認が必要な判断と、ルールさえ決まれば担当者が判断できることが混在している状態だ。ルールを決めて権限移譲するだけで、この種の対応は大きく減らせる。

経営者が事務作業から抜け出せない5つのパターン

なぜ経営者は事務作業から抜け出せないのか。よくあるパターンを5つ整理する。これを先に知っておくと、「方法は分かった、でも続かなかった」という失敗を減らせる。

パターン1：「判断が必要」という錯覚

「社長しか分からない」「自分が承認しないと動かない」と思い込んでいる業務の中に、実は定型業務が混じっていることが多い。

たとえば月末の帳簿確認。金額の確認と登録作業は毎月同じ手順で進む。そこに「判断」は必要ない。担当者が処理できる仕組みを作るか、外注すれば解決できる業務だ。

「最終確認だけは自分でしたい」という経営者は多いが、その最終確認を15分で終わる仕組みにして、その前の処理を全部外に出す方が現実的だ。最終確認の権利は持ちながら、処理の実行だけを分離するという考え方が有効だ。

パターン2：「自分でやった方が早い」のまま定着する

1回限りの処理なら「自分でやった方が早い」は正しい判断だ。ただ、毎月繰り返し発生する定型業務をその都度自分でやり続けると、2年後・3年後も同じことを繰り返す。

特に請求書の発行作業はこのパターンに陥りやすい。取引先ごとに金額や条件が違うから「自分でないとミスする」という理由で手放せない。でも実際には、条件をテンプレート化して担当者やツールに引き渡せる仕事だ。

気づいたら「事務担当者になっていた」という状態は、こうして出来上がる。初期に「引き継ぐコスト」を惜しんだことで、長期的に大きなコストを払い続けることになる。

パターン3：仕組みを作る時間がない

「外注やツール導入を検討したいが、設定や引き継ぎに時間がかかりそうで手が回らない」というループにはまっている経営者もいる。

仕組みを作るために仕組みが必要、という状態だ。このループを抜け出すには、最初の一歩を意図的に小さく設定するしかない。

外注先を探すところまでは数時間あればできる。「いずれやろう」と先送りにしている間に、事務作業だけが積み重なる。完璧な仕組みを設計してから動こうとすると、何も動かない。まず1業務を動かすことから始めるのが、このループを抜ける唯一の方法だ。

パターン4：「誰かに任せるのが怖い」という心理

中小企業の経営者の多くは、会社を一から作ってきた。「自分がやらないと品質が落ちる」「外注先が会社の事情を理解できない」という不安は自然だ。

ただ、この不安を根拠に全ての事務作業を抱え続けると、限界は必ず来る。担当者が育たない、会社のノウハウが自分だけに集中するという問題も生まれる。

外注先に任せる際のポイントは、最初に「何を確認するか」だけを経営者が決めることだ。チェックポイントさえ明確にすれば、処理そのものを外に出しても品質は維持できる。最初の1〜2ヶ月は確認回数を多めにして、問題がなければ徐々に確認頻度を下げていく方法が現実的だ。

パターン5：「いつかまとめてやろう」で積み上がる

経理の未処理、問い合わせの未返信、書類の未整理。「今は忙しいから後でまとめてやろう」が積み重なって、月末に大量の作業が一気に発生する。この状態が続くと、常に「忙しい」状態から抜け出せない。

週次で処理する習慣を作るか、仕組みとして処理が自動化される状態にするか、どちらかを選ぶしかない。「まとめてやろう」を繰り返している限り、この状態は改善しない。

方法1：1週間の時間ログで「何をやっているか」を把握する

事務作業を減らす前に、まず「何に時間を使っているか」を可視化する必要がある。感覚ではなく記録で把握しないと、どこを変えれば効くかが分からない。

時間ログの取り方

手帳でもスプレッドシートでも構わない。1日の終わりに、何の作業に何分使ったかを書く。「判断業務」「事務・処理業務」「移動・雑務」の3つに分類して記録すると、パターンが見えやすくなる。

記録する際のポイントは2つだ。

• 15分単位で記録する（30分以下の細かい作業も含める）
• 「何をやったか」ではなく「何のためにやったか」を書く

「請求書確認」ではなく「毎月の入金確認（定型）」と書くことで、後から「これは定型処理だから外に出せる」という判断がしやすくなる。「ラベル」だけでなく「性質」を記録するのがポイントだ。

1週間続けると見えてくること

7日間続けると、具体的な課題が浮かび上がる。

実際に支援先でこれをやってもらうと、「経営判断だと思っていた業務の半分以上が定型処理だった」という気づきが生まれる。記録を見ると一目で分かる。記録前は「そんなはずない」と言っていた経営者も、記録を見せると納得するケースがほとんどだ。

業務の可視化と整理については業務の可視化とは？中小企業が最初にやるべき業務フローの整理方法でも詳しく解説している。時間ログを取った後、業務フローを整理するステップに進む際の参考にしてほしい。

時間ログで分かる「削減優先度」の判断軸

1週間の記録が取れたら、削減する優先順位をつける。基準はシンプルだ。

• 発生頻度が高い × 定型処理 → 最優先で外注またはツールに移す
• 発生頻度が低い × 定型処理 → まとめて処理できるように時間を固定する
• 発生頻度が高い × 判断が必要 → 判断の基準を文書化して権限移譲を検討
• 発生頻度が低い × 判断が必要 → 経営者が引き続き担当してよい

この区分けで見ると、「削減できる業務」の候補が具体的に見えてくる。最初から全部を変える必要はない。最も時間がかかっている1業務を選んで、そこだけを改善することから始めればいい。

方法2：業務別に外注・ツール・採用を選ぶ

時間ログで洗い出した事務作業を、外注・ツール・採用のどれかで代替する。業務の種類と費用感によって最適な選択肢が変わる。

業務別の対応手段と費用感の比較

以下の表は、中小企業で頻出する事務作業について、対応手段と費用感をまとめたものだ。

この表を見ると分かるが、採用（正社員を雇う）が最も費用がかかる。月20万円以上の人件費に加えて、採用コスト・社会保険・教育コストが乗る。業務量が少ない段階では、外注やツールの方がコスト効率が圧倒的にいい。業務量が増えて外注費用が月15万円を超えてくる段階で、採用と外注のコスト比較をすればよい。

外注を選ぶときの判断基準

外注が向いているのは、以下の条件に当てはまる業務だ。

• 処理の手順が明確（マニュアル化できる）
• 月次・週次の定期処理がメイン
• 社内の機密情報を扱う部分が少ない
• ミスが起きた場合の影響が限定的

記帳代行の費用感の詳細はバックオフィス代行の費用相場｜業務別の料金目安と選び方でまとめている。経理を外注する具体的な手順については中小企業の経理を外注する手順｜準備から導入まで完全ガイドを参考にしてほしい。

外注に向かない業務もある。機密性の高い情報（個人情報・取引先の内部情報）を大量に扱う業務や、状況によって毎回判断が異なる業務は外注との相性が悪い。この場合はツール化か社内体制の整備が先になる。

ツールを選ぶときの判断基準

ツールが向いているのは、処理量が多く繰り返し発生する業務だ。

freeeやマネーフォワードで自動仕訳を設定すると、銀行明細とレシートを取り込んで自動で勘定科目を振り分けてくれる。月3〜5時間かかっていた帳簿整理が、確認作業だけで終わるようになるケースが多い。

自社では、月3.5万円のツール代で経理・請求書処理・コンテンツ制作・顧客管理を回している。全部を外注した場合の費用と比べると、かなりコストが下がる。ただし、ツールを活かすには初期設定と習慣化に時間がかかるため、すぐに結果を出したい場合は外注の方が動きが速い。初期設定を外注先に依頼できるツールもあるので、その場合は外注とツールを組み合わせる方法も有効だ。

中小企業で使えるツールの整理は中小企業の業務効率化ツール10選｜目的別の選び方ガイドにまとめているので、選定の参考にしてほしい。さらに自動化まで踏み込みたい場合は中小企業の事務作業を自動化する方法｜ツール不要の改善策も紹介も参照してほしい。

外注・ツール・採用のどれを選ぶかの整理

どれが自社に合うかは外注・ツール・採用、どれが正解?バックオフィスの人手不足を解消する3つの方法で詳しく解説している。規模・業務量・予算によって最適解が違うので、合わせて参照してほしい。

方法3：経営者の時間をカレンダーに先に確保する

外注とツールで事務作業を減らした後、空いた時間の使い道を決めずにいると、また別の作業や細かい対応で埋まる。「事務が減った」は達成できても、「経営に集中できる時間が増えた」にならないケースは多い。

「残った時間で経営する」ではなく「経営の時間を先に確保する」

順番が逆だ。事務作業が終わった後の余り時間で経営判断をしようとすると、毎回時間が足りない。

経営者にしかできない仕事——新規顧客との商談、採用面接、パートナーとの打ち合わせ、事業計画の見直し——をカレンダーに先に入れておく。その時間には事務作業を入れない、というルールにする。

実践するためのステップは2つだ。

• 毎週、経営者として使いたい時間をカレンダーにブロックする（週に4〜6時間が目安）
• そのブロックした時間への割り込みを、ルールとして断る（真の緊急案件を除いて）

「緊急」の定義を先に決めておかないと、「緊急」が増えてブロックが崩れる。緊急とは「今日中に経営者が判断しないと取り返しがつかない状況」に限定するのが現実的だ。「ちょっと確認してほしい」レベルの依頼は、翌日の対応で問題ない場合がほとんどだ。

週次レビューで時間の使い方を定期確認する

毎週末（または毎週月曜）に10分かけて、先週の時間の使い方を確認する習慣を作る。

確認する項目は3つだ。

• 計画していた経営時間は確保できたか
• 事務作業への戻り（リバウンド）はなかったか
• 次週に持ち越す対応は何か

3週間続けると、自分の時間の使い方のクセが分かる。「毎週水曜日は電話対応が集中して動けない」「月末は必ず経理対応に引っ張られる」というパターンが見えてくる。パターンが見えると、構造的な対策が打てる。

事務作業を削減するときのよくある失敗パターン

経営者の時間を解放しようとして失敗するケースには、共通したパターンがある。これを知っておくと、同じ失敗を避けられる。

失敗パターンと対策の比較

外注で失敗するパターンについては外注で失敗する中小企業の共通パターンと防ぎ方で詳しく書いているので、外注を検討している場合は先に読んでほしい。

最も多い失敗：「一気に変えようとする」

僕が見てきた中で最も多い失敗は、「どうせやるなら全社で変えよう」というパターンだ。経理・給与・問い合わせ・請求書を同時期に全部外に出そうとすると、引き継ぎの混乱、担当者の負荷増大、外注先との調整が同時に発生する。

結果として「やっぱり自分でやった方が速い」という結論になり、元の状態に戻る。この失敗をした経営者は「外注は向いていない」と思ってしまうが、問題は外注そのものではなく進め方だ。

正しい順序は、最も時間がかかっている1業務を選んで、そこだけを改善することだ。1業務がうまく回り始めてから次の業務に移る。1業務を安定させるのに4〜6週間かけても問題ない。この速度で進めた方が、最終的に全体が変わるスピードは速い。

業務効率化は何から始める？最初の一歩を具体的に解説でも書いているが、最初の1業務の選び方と進め方が全体の成否を左右する。

解放した時間で何をするか：優先度の整理

事務作業から解放された時間は、次の3つの領域に優先的に使うと、会社のアウトプットが変わりやすい。

優先度1：新規顧客へのアプローチ

既存顧客のフォローはできているが、新規開拓が止まっている会社は多い。週に1〜2件の商談を入れる習慣が作れるだけで、半年後の売上の土台が変わる。これは事務作業を続けている限り確保しにくい時間だ。

「商談を入れたいが、日程調整と事前準備に追われる」という場合は、商談の準備自体も効率化できる。資料の型を決める、よく聞かれる質問のアンサーをまとめておく、といった準備の仕組み化が有効だ。

優先度2：事業の見直しと設計

「ここは縮小すべき」「こっちに注力すれば伸びる」と分かっていても、日常業務に追われて手が付けられていない課題がある。3ヶ月先・1年先の事業設計に時間を使えるようになると、場当たり的な判断が減る。

この時間は、何日も取る必要はない。週に2時間、月に合計8時間あれば、事業の方向性を考える習慣は作れる。大事なのは「習慣としてカレンダーに入っている」かどうかだ。

優先度3：人と会う時間

情報収集、パートナー探し、採用候補者との対話は即効性がない。ただ積み重ねると、動けない経営者との差になる。

従業員10人以下の会社の経営者でも、月に2〜3人の新しい人と会う機会を意識的に作っている人と、ずっと同じメンバーとだけ仕事をしている人では、3年後の事業の広がり方が違う。こういう時間は意図して作らないと、ゼロのまま経営が続く。

Before/After：時間の使い方の変化

この比較を見ると、事務作業を抱えている状態と抱えていない状態では、使える時間だけでなく「何に頭を使うか」が変わるのが分かる。

まとめ：3ステップで動く

経営者の時間が事務作業で消えている状態は、時間管理の問題ではなく仕組みの問題だ。

手順をまとめると次の3ステップになる。

• 1週間の時間ログで何に時間を使っているかを記録する（7日間）
• 洗い出した事務作業を外注・ツール・採用のどれかに移す（最も時間がかかっている1業務から）
• 経営者としての時間をカレンダーに先に確保する（週4〜6時間を先にブロック）

この順番で進めると、動ける時間の質が変わる。3ステップを同時にやろうとせず、時間ログを取ることから始めるのが最短の道だ。

何から着手すればいいか分からない場合は業務効率化は何から始める？最初の一歩を具体的に解説も参考にしてほしい。相談先を探している場合は業務効率化の相談はどこにすればいい？中小企業向けの相談先まとめでまとめている。

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