中小企業の人手不足を「採用」以外で解決する方法

2025年、人手不足を原因とする倒産が過去最多の397件を記録した（東京商工リサーチ調べ）。前年比35.9%増で、4年連続の増加だ。

ただ、この397件の大半が「採用できなかった」わけではない。内訳を見ると、「従業員退職」が110件（前年比54.9%増）、「人件費高騰」が152件（前年比43.3%増）となっている。

採用しても定着しない。賃上げしたくても原資がない。人を増やしても問題が解決しない。そういう状況で追い詰められた会社がこの数字の背景にある。

採用に注力すれば人手不足が解消するわけではない。問題の構造を理解した上で、採用以外の手を打つことが必要だ。

採用が「人手不足対策」として機能しにくい理由

採用で対処しようとすると、3つの問題が重なる。

即効性がない

求人を出してから採用が決まるまで平均3〜6ヶ月。入社後に業務を覚えて実戦力になるまでさらに3〜6ヶ月はかかる。業務が今まさに回らない状況で、半年から1年待てる会社は少ない。

コストが思った以上にかかる

求人広告（Indeed等）経由なら1人あたり数万〜十数万円かかる。転職エージェント経由では年収の30〜35%が手数料の目安となる。月給25万円の人材なら手数料だけで90〜100万円前後になる。

定着しない

厚生労働省「新規学卒就職者の離職状況」によれば、従業員30〜99人規模の事業所における大卒3年以内の離職率は42.4%に達する。採用費用をかけても、数年で辞められると同じコストが再発生する。

採用は「即効性がなく、コストがかかり、定着リスクがある」手段だ。長期的には人を育てていく必要はある。ただ、今の人手不足への即応策としては機能しにくい。

問題の根本：業務が「人の手前提」で設計されている

人手不足が慢性化している中小企業に共通しているのは、業務の設計が「人の手をかければ回る」前提になっていることだ。

• 毎月同じ作業を手入力でやっている
• 一人の担当者しかやり方を知らない業務がある
• 「念のため」の確認・承認フローが多い
• 紙やExcelで管理しているため、更新・共有にコストがかかる

この構造のまま採用しても、入ってきた人がその非効率を引き継ぐだけだ。人が増えても業務量は変わらない。

解決策は「業務の構造そのものを変えること」にある。採用以外のアプローチが4つある。

採用以外の4つのアプローチ

アプローチ1: 不要な業務を削る

最初に取り組むべきで、コストもかからないのが「業務そのものを減らすこと」だ。

業務を洗い出すと、「ずっとやっているが、誰のために何のためにやっているか分からない作業」が一定数出てくる。

よくある例：

• 週次で集計しているが月次で十分な数値レポート
• 数段階の承認フローがあるが、実態は1人の判断で完結する書類処理
• 毎回作り直しているが誰も読んでいない会議用資料
• メールで送っているが、共有フォルダで十分な書類のやり取り

担当者に「この1週間にやった業務を全部書き出してもらう」だけで、削れる作業が見えてくることが多い。追加コストゼロで着手でき、担当者の実感として業務が減りやすい。

アプローチ2: 定型作業をツールで自動化する

毎月繰り返す定型作業は、ツールを入れると工数が大幅に削れる。

注意点は、既存の会計ソフトや他のシステムとの連携を事前に確認することだ。ツールを入れても「転記作業だけが残る」パターンは多い。連携が取れるかどうかを確認してから導入する。

アプローチ3: 外注で人手を補う

ツールで削れない作業は、外注で補う。採用と違い、雇用契約を結ばずに業務だけを依頼できる。繁閑に合わせた調整もしやすく、育成コストもかからない。

バックオフィス系

• 記帳・経理処理 → 経理代行サービス（freee対応・マネーフォワード対応のものがある）
• 給与計算・社会保険手続き → 社労士事務所
• 採用事務・スカウト作業 → オンラインアシスタント

営業・顧客対応系

• データ入力・顧客管理 → データ入力代行、オンラインアシスタント
• 問い合わせ・受電の一次対応 → コールセンター代行
• 提案書の整形・資料作成 → ビジネスアシスタント

IT・システム系

• システム開発・改修 → フリーランスエンジニア、開発会社
• ITトラブル対応・セキュリティ管理 → IT顧問サービス

外注費用の目安は業務の種類によって異なる。オンラインアシスタントは月20時間プランで3〜5万円から利用できるサービスが多い。経理代行は月2〜8万円程度が相場だ。正社員を雇う場合の人件費（社会保険・賞与込みで月30〜40万円）と比較すると、コストの差は大きい。

詳細な費用感や選び方は「バックオフィス代行の費用相場｜業務別の料金目安と選び方」「オンラインアシスタントサービス比較｜中小企業に合う依頼先の選び方」を参照してほしい。

アプローチ4: 多能工化で1人の守備範囲を広げる

今いるスタッフが複数の業務を担えるようになると、特定の人が不在でも業務が止まりにくくなる。人を増やさずに「実質的な処理能力」を上げる考え方だ。

多能工化が効果を出しやすいのは、業務手順がシンプルで覚えやすい作業だ。経理の入力補助、受発注処理のデータ確認、基本的な問い合わせへの一次対応などは、専任担当者でなくても動ける。

ただし、多能工化には業務マニュアルの整備が前提となる。「誰でもできる仕組み」をつくってから進めることが条件だ。マニュアルがない状態で多能工化しようとすると、教える側の工数のほうがかかり、かえって担当者の負荷が増える。

どの部門から手をつけるか

4つのアプローチをどこに適用するかは、自社のどの部門が詰まっているかによって変わる。

バックオフィスが回らない場合

まずツール（クラウド会計ソフト、勤怠管理ツール等）を入れて工数を削る。それでも足りない部分はオンラインアシスタントや経理代行で補う。採用よりも早く動けて、コストも安く済むことが多い。

バックオフィスの人手不足対策を具体的に進める手順は「バックオフィスの人手不足を「採用しないで」解決する3つの方法」に詳しくまとめているので参照してほしい。

営業・顧客対応が回らない場合

営業補佐（データ入力、資料整形、メール対応）はオンラインアシスタントに切り出しやすい。問い合わせ対応は、FAQをまとめた上でチャットボットを入れ、定型回答を自動化することで対応件数を減らせる。

現場業務（製造・飲食・小売等）が回らない場合

現場の手作業そのものは外注しにくいことが多い。ただ、現場を支える管理業務（発注、在庫管理、シフト作成）はツール化・外注の余地がある。POSシステム、在庫管理ツール、シフト自動作成ツールを入れることで、管理スタッフが少なくても現場が回りやすくなる。

優先順位の決め方

どこから手をつければいいか分からない場合は、以下の順番が動きやすい。

• 業務の棚卸しをする — 担当者に1週間の業務を全て書き出してもらう
• 削れる業務を仕分ける — 「これは本当に必要か」を1つずつ確認する
• 毎月繰り返す定型作業にツールを入れる — 経理・勤怠・給与計算の自動化から着手
• 残った業務で社外に出せるものを外注する — 採用ではなく「業務単位」で考える

この順番で進めると、採用なしで業務が回る状態に近づけることができる。

まとめ

人手不足に採用で対処しようとすると、コスト・時間・定着リスクの三重の問題がある。解決策の本質は「業務の構造を変えること」だ。

採用以外の4つのアプローチをまとめると：

• 業務を削る: コストゼロ。担当者に1週間の業務を書き出してもらうところから始める
• ツールで自動化する: 毎月繰り返す定型作業に効く。経理・勤怠・給与計算から着手
• 外注で補う: バックオフィスから営業サポートまで幅広く使える。月3〜5万円のサービスもある
• 多能工化する: 業務マニュアルを整えてから進める

どれか1つを今週の行動に入れるだけで、先が見え始める。

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