総務のアウトソーシング費用はいくら？業務別の料金目安と選び方

「総務担当が辞めた」「経理と総務を1人が兼務しているが限界になってきた」「書類や備品の管理が後回しになっていて、誰かに任せたい」——こうした状況で、総務のアウトソーシングを検討し始める会社は多い。

ただ、いざ調べてみると「総務アウトソーシング」と一口に言っても、対応できる業務の範囲がサービスによって大きく異なる。費用の相場は分かったとしても、「自社のどの業務を依頼すれば月いくらになるのか」が見えにくい。

この記事では、総務のアウトソーシングで実際に依頼できる業務の範囲、業務別の費用目安、従業員規模ごとの選び方を整理する。

総務・労務・経理の違いを先に整理する

「総務を外注したい」という場合に注意が必要なのは、「総務」「労務」「経理」は混同されやすいが、外注先が異なるという点だ。

総務は「お金」にも「人の法律手続き」にも直接関わらない業務が中心だ。書類が届いたら整理する、備品が切れたら発注する、打ち合わせ室を予約する——こういった日常の庶務業務が該当する。

ここで重要な点がある。社会保険・雇用保険の申請書類を行政に提出する業務は、社会保険労務士（社労士）法で定められた独占業務だ。社労士資格のない会社・個人がこれを業として代行することは法律上できない。「総務をまるごと外注する」と説明するサービスでも、社保手続きまで対応できるわけではないサービスがある。

労務手続きを含めて依頼したい場合は、社労士が在籍しているサービスかどうかを契約前に必ず確認する。

総務業務で外注できるもの・できないもの

外注できる業務

書類・文書管理

• 各種書類のファイリング・整理
• 書類のスキャン・電子化
• 契約書の管理台帳の整備・更新期限チェック
• 社内文書（案内・通達等）の作成補助

備品・消耗品管理

• オフィス備品の在庫確認・発注
• 消耗品（コピー用紙・文具等）の補充管理
• 備品台帳の整備

庶務・一般事務

• 郵便物の受け取り・仕分け・発送
• 名刺の整理・管理
• 電話・メール対応の補助
• 会議室・打ち合わせ場所の手配補助
• 社内行事（忘年会・研修等）の手配補助

ベンダー・契約管理の補助

• リース・保守契約の更新期限のリマインド
• ベンダーへの問い合わせ・連絡代行
• 各種申請書類の準備補助

外注できない（または注意が必要な）業務

• 社会保険・雇用保険の手続き代行 → 社労士資格が必要。社労士在籍サービスへの依頼が必要
• 給与計算 → 労務系の業務。総務アウトソーシングでは対応外のケースが多い
• 法人税・決算関連 → 税理士法上の資格が必要
• 採用可否・契約締結などの意思決定 → 外注先には代行できない

「総務アウトソーシング」という言葉だけで依頼すると、実際に対応してもらいたい業務が範囲外だったというケースがある。依頼前に業務リストを提示して、対応可否を確認することを勧める。

費用相場（形態別・業務別）

オンラインアシスタント型（時間制）

中小企業の総務アウトソーシングで最もよく使われている形態だ。月間の稼働時間でプランを選び、その時間内に依頼した作業を対応してもらう。HELP YOU・フジ子さん・i-STAFFなどが代表的なサービス。

時給換算は2,000〜3,500円が相場帯だ。

月10時間というのは想像より少ない。週2〜2.5時間の稼働に相当する。「書類の整理と備品発注だけ」であれば月10〜15時間で収まることもあるが、郵便対応・電話補助・文書作成も含めると20時間以上が必要になることが多い。

業務特化型（固定月額）

特定の業務に絞って代行するBPOサービスもある。「郵便対応だけ」「電子化だけ」といった切り出しができる場合は、時間制より割安になることがある。

業務範囲が絞られているほど費用は下がる。まず1〜2業務から始めて、効果を見てから範囲を広げる方が失敗が少ない。

常駐型（オンサイト）

委託先の人材がオフィスに常駐する形態もある。

常駐型はコストが大きくなる。また、特定の担当者が常駐することで「あの人しか分からない」状態が発生しやすく、退職時に業務が止まるリスクもある。従業員50人未満の会社では過剰になるケースが多い。

外注 vs 採用の判断基準

外注が向いているケース

• 総務業務が月20〜40時間程度で、専任者を置くほどの業務量はない
• 業務内容が書類整理・備品管理・郵便対応など定型作業が中心
• 繁忙期と閑散期で業務量の波がある
• 担当者の退職・産休で急ぎ穴を塞ぎたい

採用が向いているケース

• 総務業務が月60時間以上発生していて、外注コストより採用コストの方が安くなる
• 社内機密情報へのアクセスが多く、外部共有のリスクを抑えたい
• 突発的な対応が多く、その場でリアルタイムの判断が必要

なお、「外注か採用か」の二択ではなく、定型作業は外注・判断が必要な作業は社内担当という組み合わせが最もコストを抑えやすい。月20時間分の定型作業を外注し、自社の担当者は判断・指示出しに専念させる形だ。

どの業務から外注するか整理できていない場合は、現状の業務量をヒアリングした上で依頼範囲を一緒に設計できる。まずは相談してほしい。

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従業員規模別の選び方

従業員10人未満

専任の総務担当を置く規模ではないが、書類や備品の管理が後回しになっている状態が続いていることが多い。この規模では月10〜15時間のオンラインアシスタント（月2.5〜4万円）から始めるのが現実的だ。

「何でもやってもらおう」よりも、「書類整理と備品発注だけお願いする」と業務を絞って依頼する方が、費用が抑えられて効果も見えやすい。

従業員10〜30人

書類管理・備品管理に加えて、社内行事の手配・郵便対応・ベンダー管理などが発生し始める。月20〜25時間（月5〜7万円）が現実的な目安だ。

この規模で総務担当を1名採用すると、給与・社会保険・採用費を含めて月30〜40万円のコストがかかる。定型業務のみ外注すると、コストを5〜7万円に抑えられる。

従業員30〜50人

業務量と複雑さが増す。書類・備品管理に加えて、来客対応や各種手配の補助業務が増える。この規模になると、総務専任の社内担当1名+外注（定型業務）の組み合わせが現実的になってくる。

依頼前に準備すること

依頼する業務を具体的にリストアップする

「総務を全部お願いします」という依頼では、業者側も見積もりが取りにくい。現時点で発生している業務を書き出し、月に何件・何時間程度かかっているかを把握してから依頼する。

具体例：

• 備品の発注・管理：月3〜4時間
• 郵便物の仕分け・発送：月2〜3時間
• 書類のスキャン・ファイリング：月2時間
• 合計：月7〜9時間

「月10時間プランで試す」という判断ができる。

社内情報のアクセス範囲を決める

外注すると、社内の書類・ベンダー情報・施設情報が外部に共有される。どの情報をどの範囲で共有するか事前に決め、秘密保持契約（NDA）を締結してから依頼を開始する。

外注先との連絡窓口を1人に決める

複数の担当者がバラバラに指示を出すと業務が混乱する。外注先への連絡・指示出しは1名に集約する。

よくある失敗パターン

最初から多くの業務を依頼しすぎる

「全部まとめて任せよう」と月30時間のプランで契約し、実際に依頼できた業務が月10時間分しかなかった、というケースがある。最初は月10〜15時間の小さいプランで試し、業務量を確認しながら増やす方が無駄が出ない。

「総務で全部対応できる」と思い込む

書類整理・備品管理は依頼できても、社会保険・雇用保険の手続きには社労士資格が必要だ。「総務アウトソーシング」という言葉だけで依頼先を選ぶと、実際に必要な手続きに対応してもらえないことがある。依頼前に対応業務の範囲を明示的に確認する。

担当者が頻繁に変わるサービスを選ぶ

総務は社内情報を多く扱う。担当者が変わるたびに一から説明が必要になり、引き継ぎコストが発生し続ける。契約前に担当者固定制かどうかを確認する。

まとめ

総務のアウトソーシング費用の目安は以下のとおりだ。

従業員30人未満の会社であれば、まず月10〜20時間のオンラインアシスタントで試し、業務量を見ながらプランを調整するのが失敗が少ない。

なお、社会保険・給与計算は「総務」ではなく「労務」の業務だ。それらも含めて外注を検討している場合は、社労士在籍のサービスを選ぶ必要がある。詳細は労務管理を丸ごと外注する方法｜社労士・BPO・オンラインアシスタントを比較を参照してほしい。

何の業務から外注するか判断できていない場合は、業務の棚卸しからサポートできる。まずは相談してほしい。

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