総務担当が辞めて困った会社向け｜月3万〜外注する方法と相場【2026年版】

「総務担当が辞めた」「経理と総務を1人が兼務しているが限界になってきた」「書類や備品の管理が後回しになっていて、誰かに任せたい」——こうした状況で、総務のアウトソーシングを検討し始める会社は多い。

業務効率化に特化したエンジニアとして中小企業の現場を多く見てきたが、「総務を外注したい」と相談される会社の多くは、費用の前に「何を依頼できるのか」が整理できていない状態で問い合わせていることが多い。その結果、契約後に「思っていた業務に対応してもらえなかった」というトラブルになる。

この記事では、総務のアウトソーシングで実際に依頼できる業務の範囲、業務別の費用目安、従業員規模ごとの選び方を整理する。契約前に読んでおくことで、見積もり段階での認識ズレを防げる。

総務・労務・経理の違いを先に整理する

「総務を外注したい」という場合に注意が必要なのは、「総務」「労務」「経理」は混同されやすいが、外注先が異なるという点だ。

総務は「お金」にも「人の法律手続き」にも直接関わらない業務が中心だ。書類が届いたら整理する、備品が切れたら発注する、打ち合わせ室を予約する——こういった日常の庶務業務が該当する。

ここで重要な点がある。社会保険・雇用保険の申請書類を行政に提出する業務は、社会保険労務士（社労士）法で定められた独占業務だ。社労士資格のない会社・個人がこれを業として代行することは法律上できない。「総務をまるごと外注する」と説明するサービスでも、社保手続きまで対応できるわけではないサービスがある。

労務手続きを含めて依頼したい場合は、社労士が在籍しているサービスかどうかを契約前に必ず確認する。給与計算や社会保険手続きも含めて検討している場合は、労務管理を丸ごと外注する方法｜社労士・BPO・オンラインアシスタントを比較も合わせて読んでほしい。

総務業務で外注できるもの・できないもの

外注できる業務

書類・文書管理

• 各種書類のファイリング・整理
• 書類のスキャン・電子化
• 契約書の管理台帳の整備・更新期限チェック
• 社内文書（案内・通達等）の作成補助

備品・消耗品管理

• オフィス備品の在庫確認・発注
• 消耗品（コピー用紙・文具等）の補充管理
• 備品台帳の整備

庶務・一般事務

• 郵便物の受け取り・仕分け・発送
• 名刺の整理・管理
• 電話・メール対応の補助
• 会議室・打ち合わせ場所の手配補助
• 社内行事（忘年会・研修等）の手配補助

ベンダー・契約管理の補助

• リース・保守契約の更新期限のリマインド
• ベンダーへの問い合わせ・連絡代行
• 各種申請書類の準備補助

外注できない（または注意が必要な）業務

「総務アウトソーシング」という言葉だけで依頼すると、実際に対応してもらいたい業務が範囲外だったというケースがある。依頼前に業務リストを提示して、対応可否を確認することを勧める。

費用相場（形態別・業務別）

オンラインアシスタント型（時間制）

中小企業の総務アウトソーシングで最もよく使われている形態だ。月間の稼働時間でプランを選び、その時間内に依頼した作業を対応してもらう。HELP YOU・フジ子さん・i-STAFFなどが代表的なサービス。

月10時間というのは想像より少ない。週2〜2.5時間の稼働に相当する。「書類の整理と備品発注だけ」であれば月10〜15時間で収まることもあるが、郵便対応・電話補助・文書作成も含めると月20時間以上が必要になることが多い。

業務特化型（固定月額）

特定の業務に絞って代行するBPOサービスもある。「郵便対応だけ」「電子化だけ」といった切り出しができる場合は、時間制より割安になることがある。

業務範囲が絞られているほど費用は下がる。まず1〜2業務から始めて、効果を見てから範囲を広げる方が失敗が少ない。

常駐型（オンサイト）

委託先の人材がオフィスに常駐する形態もある。

常駐型はコストが大きくなる。また、特定の担当者が常駐することで「あの人しか分からない」状態が発生しやすく、退職時に業務が止まるリスクもある。従業員50人未満の会社では過剰になるケースが多い。

外注 vs 採用の判断基準

外注が向いているケース

• 総務業務が月20〜40時間程度で、専任者を置くほどの業務量はない
• 業務内容が書類整理・備品管理・郵便対応など定型作業が中心
• 繁忙期と閑散期で業務量の波がある（繁忙期だけ稼働時間を増やせる）
• 担当者の退職・産休で急ぎ穴を塞ぎたい

採用が向いているケース

• 総務業務が月60時間以上発生していて、外注コストより採用コストの方が安くなる
• 社内機密情報へのアクセスが多く、外部共有のリスクを抑えたい
• 突発的な対応が多く、その場でリアルタイムの判断が必要

コスト比較（従業員20名・月30時間分の総務業務の場合）

パート採用は月額だけ見ると外注と大差ないように見えるが、採用コスト（求人掲載・面接）と入れ替わりリスクを加算すると、年間でオンラインアシスタントの方が安くなることが多い。

なお、「外注か採用か」の二択ではなく、定型作業は外注・判断が必要な作業は社内担当という組み合わせが最もコストを抑えやすい。月20時間分の定型作業を外注し、自社の担当者は判断・指示出しに専念させる形だ。

業者選びの前に確認すること5点

業者選びで失敗しないために、見積もりを依頼する前に以下の5点を確認してほしい。

1. 担当者は固定されているか

総務は社内情報を多く扱う。担当者が変わるたびに一から説明が必要になり、引き継ぎコストが発生し続ける。「担当者固定制」をうたっているかを確認し、実際の体制（何名のチームか）も事前に確認する。

2. 対応業務の範囲を書面で確認したか

「総務業務全般」では曖昧すぎる。「郵便物の仕分けは対応できますか？」「書類のスキャン・電子化は？」「契約書の更新期限チェックは？」と個別に確認する。口頭でなく書面（メール）で回答をもらっておくこと。

3. 社労士業務に対応できる体制か

社会保険・雇用保険の手続きも含めて依頼したい場合は、社労士が在籍しているかを確認する。「社労士提携」と「社労士在籍」は異なる。提携の場合、提携先に転送するだけで対応に1〜2週間かかることもある。

4. セキュリティ対応の具体的な方法

「個人情報保護法に準拠しています」という文言だけでは不十分だ。「どのシステムで書類を共有しますか？」「秘密保持契約（NDA）の締結は可能ですか？」を確認する。業者によっては共有ツールがメールのみというケースもある。

5. 最低契約期間と途中解約の条件

「3ヶ月縛り」「6ヶ月縛り」のサービスが多い。最低契約期間を過ぎた後の解約手続き方法と、途中解約した場合の違約金を契約前に把握しておく。初回は3ヶ月以下の短期で試せるサービスを優先する。

一般論と違う部分：月3万円台「相場」の実態

ネット上で「総務アウトソーシング 費用相場」と検索すると、「月3〜5万円が目安」という記事が多く出てくる。これは嘘ではないが、そのまま信じると実際のコストより低く見積もる原因になる。

正直に書くと、月3万円台（月10時間前後）でできることは思ったよりも少ない。

月10時間で対応できる業務の実例:

• 備品発注・在庫確認: 月2〜3時間
• 書類スキャン・ファイリング: 月2〜3時間
• 郵便物の確認・対応: 月1〜2時間
• 合計: 月5〜8時間（残り2〜5時間が想定外の調整や確認に消える）

「総務担当が辞めてから仕事が回らない」という状況の会社は、実際には月40〜60時間分の業務が発生していることが多い。そのため月10時間プランで試して「全然足りない」と感じるケースをよく見てきた。

見積もりを取る前に、現状の総務業務を洗い出して「月何時間分か」を把握してから契約プランを選ぶ方が、入り直しのコストを防げる。業務の洗い出しは下記のような形でまとめるとスムーズだ。

この例なら月20時間プランで余裕を持って対応できる。

従業員規模別の選び方

従業員10人未満

専任の総務担当を置く規模ではないが、書類や備品の管理が後回しになっている状態が続いていることが多い。この規模では月10〜15時間のオンラインアシスタント（月2.5〜4万円）から始めるのが現実的だ。

「何でもやってもらおう」よりも、「書類整理と備品発注だけお願いする」と業務を絞って依頼する方が、費用が抑えられて効果も見えやすい。経理代行と組み合わせる場合、窓口を統一できるサービスを選ぶと管理コストが下がる。

従業員10〜30人

書類管理・備品管理に加えて、社内行事の手配・郵便対応・ベンダー管理などが発生し始める。月20〜25時間（月5〜7万円）が現実的な目安だ。

この規模で総務担当を1名採用すると、給与・社会保険・採用費を含めて月30〜40万円のコストがかかる。定型業務のみ外注すると、コストを5〜7万円に抑えられる。差額の20〜30万円を他の業務（売上に直結する仕事）に回せる。

従業員30〜50人

業務量と複雑さが増す。書類・備品管理に加えて、来客対応や各種手配の補助業務が増える。この規模になると、総務専任の社内担当1名+外注（定型業務）の組み合わせが現実的になってくる。

外注担当者が処理した書類や記録を、社内の担当者が確認・判断する体制にすることで、外注コストを抑えながら質を担保しやすい。

従業員50人以上

この規模になると、総務担当を専任で採用する、または常駐型のアウトソーシングを検討する段階になる。ただし、常駐型は月額150,000〜300,000円になるため、フルタイム採用と費用が逆転しうる。純粋なコスト計算だけでなく、採用・研修・引き継ぎのリスクと比較して判断する。

依頼前に準備すること

依頼する業務を具体的にリストアップする

「総務を全部お願いします」という依頼では、業者側も見積もりが取りにくい。現時点で発生している業務を書き出し、月に何件・何時間程度かかっているかを把握してから依頼する。

具体例：

• 備品の発注・管理：月3〜4時間
• 郵便物の仕分け・発送：月2〜3時間
• 書類のスキャン・ファイリング：月2時間
• 合計：月7〜9時間 → 月10時間プランで試す

社内情報のアクセス範囲を決める

外注すると、社内の書類・ベンダー情報・施設情報が外部に共有される。どの情報をどの範囲で共有するか事前に決め、秘密保持契約（NDA）を締結してから依頼を開始する。

外注先との連絡窓口を1人に決める

複数の担当者がバラバラに指示を出すと業務が混乱する。外注先への連絡・指示出しは1名に集約する。

よくある失敗パターン5選

失敗1: 最初から多くの業務を依頼しすぎる

「全部まとめて任せよう」と月30時間のプランで契約し、実際に依頼できた業務が月10時間分しかなかった、というケースがある。最初は月10〜15時間の小さいプランで試し、業務量を確認しながら増やす方が無駄が出ない。

失敗2: 「総務で全部対応できる」と思い込む

書類整理・備品管理は依頼できても、社会保険・雇用保険の手続きには社労士資格が必要だ。「総務アウトソーシング」という言葉だけで依頼先を選ぶと、実際に必要な手続きに対応してもらえないことがある。依頼前に対応業務の範囲を明示的に確認する。

失敗3: 担当者が頻繁に変わるサービスを選ぶ

総務は社内情報を多く扱う。担当者が変わるたびに一から説明が必要になり、引き継ぎコストが発生し続ける。契約前に担当者固定制かどうかを確認する。

失敗4: 業務リストを曖昧にしたまま契約する

「総務全般をお任せします」という形で契約し、後から「この作業はスコープ外です」と言われるケースがある。依頼したい業務を箇条書きにしたリストを作り、見積もり前に業者にメールで確認しておくこと。

失敗5: 試用期間なしに長期契約を結ぶ

最初から12ヶ月・24ヶ月の長期契約を結んで、サービスの質が期待より低かった場合に解約できないトラブルがある。初回は3ヶ月以下の短期契約で始め、品質を確認してから更新する方が安全だ。

まとめ

総務のアウトソーシング費用の目安は以下のとおりだ。

従業員30人未満の会社であれば、まず月10〜20時間のオンラインアシスタントで試し、業務量を見ながらプランを調整するのが失敗が少ない。

なお、社会保険・給与計算は「総務」ではなく「労務」の業務だ。それらも含めて外注を検討している場合は、社労士在籍のサービスを選ぶ必要がある。

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