営業事務を効率化したら何が変わるか｜Before/Afterで見せる

「営業の事務作業が多すぎて、本来の営業活動に時間が割けない」という声は、従業員20名以下の会社からよく聞く。

見積書を毎回Wordで一から作り、受注が入ったら手動で処理し、案件の進捗はExcelで管理して、月末には報告書を手作業でまとめる——このサイクルを1人の担当者が回していると、月の作業量は思った以上になる。

この記事では、従業員15人規模の会社を想定して、営業事務を効率化した場合の前後を具体的に示す。

前提：どんな会社を想定しているか

会社のプロフィール

• 従業員数：15名（正社員10名、パート5名）
• 営業担当：3名
• 営業事務担当：総務担当者1名が営業事務を兼務
• 現在の管理方法：案件・顧客情報はExcelで担当者ごとに管理
• 見積書：WordまたはExcelで毎回作成
• 活動記録：個人のメモや口頭報告が中心

この規模の会社では、営業事務を専任で担当できるほどの余裕はなく、総務や経理担当者が兼務しているケースが典型的だ。

Before：効率化前の営業事務の状況

毎月の作業量

月末が近づくにつれて作業が集中し、残業が常態化しやすい。

起きている問題

見積書のフォーマットがバラバラ

営業担当者ごとにWordやExcelのテンプレートが違うため、会社としての統一感がない。過去の見積書を流用しようとしても、ファイルがどこにあるか分からなくなることがある。社名・金額・条件の入力ミスが発生しやすい状態でもある。

案件の進捗が担当者に聞かないと分からない

Excelで管理しているが、それぞれの担当者が自分のシートを更新するルールになっているため、最新の状態がどこにあるか分散している。経営者や事務担当者が「あの案件、今どうなってる？」と確認するたびに担当者を呼び止める必要がある。

顧客情報が担当者の手元に散らばっている

担当者が退職・異動すると、その人が管理していた顧客情報や過去の取引履歴が引き継ぎにくくなる。最悪の場合、顧客情報が個人のPCやメールにしか残っていないケースがある。

活動実績のデータが残らない

日報がメール送信で終わる運用だと、過去の活動記録を振り返ることができない。「先月、A社にどんな提案をしたか」「今期の商談件数は何件だったか」という確認に時間がかかる。

After：効率化後の営業事務の状況

「SFA（営業支援システム）の導入」「見積書・請求書ツールの整備」「テンプレートの標準化」の3点を組み合わせたパターンで試算する。

毎月の作業量（変化後）

月の作業量が約1/3に減少する。

変化の内訳

見積書の作成が数分で終わるようになる

クラウド型の見積書ツールを使えば、顧客名・品目・単価・数量を選ぶだけで見積書が完成する。過去の見積書をそのまま複製して修正するだけでよい場合も多い。フォーマットが統一されるため、入力ミスも減る。作成した見積書はそのまま請求書に転用できるため、受注後の書類作成も短縮される。

案件の進捗を経営者自身が確認できるようになる

SFAを導入すると、各営業担当者が商談ごとに進捗を入力するだけで、一覧表示・グラフ化が自動で行われる。経営者が担当者に都度確認しなくても、画面を開けば案件の状況が分かる。週次の営業会議の準備時間も大幅に短縮される。

顧客情報が会社の資産として残る

SFAに顧客・案件データを集約することで、担当者が変わっても情報が引き継がれる。過去の取引履歴、商談の経緯、送付した提案書の内容が一か所で確認できるようになる。

活動実績が自動で蓄積される

担当者が商談記録を入力すると、月次の活動件数・成約率・売上推移が自動で集計される。月次報告書を手作業でまとめる必要がなくなり、振り返りや次月の計画立案に使えるデータが揃う。

コスト比較：3つの選択肢

営業事務の効率化アプローチは大きく3パターンある。

パターン1：ツール導入のみ

向いているケース：営業担当が3名以下で、まず案件管理と見積書の標準化から始めたい場合。無料プランで試してから有料に切り替えることもできる。

注意点：SFAは「入力する習慣を作る」までが最大のハードルだ。導入直後の2〜3週間は、担当者に使い方を定着させる時間が必要になる。ツールが定着しないと、Excelと並行して管理する状態になり、効果が出ない。

パターン2：営業事務の代行（アウトソーシング）

向いているケース：社内の担当者がほかの業務で手が回らない、またはまとまった工数を外に出したい場合。見積書の作成から受注処理・請求書発行まで、定型業務を一括で任せることができる。

注意点：外注先との情報連携フロー（いつ・どのデータを・どう渡すか）を整備しないと、確認作業が増えて逆に手間がかかることがある。また、顧客情報を外部に渡すことになるため、情報管理のルールを先に決めておく必要がある。

パターン3：ツール＋部分的な外注（推奨）

SFAで案件管理・活動記録を自動化しつつ、見積書作成や請求書処理の一部だけを外注するパターン。

向いているケース：ツールで自動化できる部分（案件管理・活動記録）は社内で完結させ、定型業務（受注処理・請求書管理）だけを外出ししたい場合。月次コストは増えるが、事務担当者の作業量が月20〜27時間分減る。

Before/Afterをまとめると

月額コストは増えるが、事務担当者の作業量が大幅に減る。空いた時間を別の業務に充てられ、担当者の負担軽減にもつながる。

どこから手をつけるか

全部を一度に変えようとすると動けなくなる。効果が出やすい順番は次のとおりだ。

Step 1：見積書のテンプレートを整える

既存の見積書をもとに「これが会社の標準フォーマット」と決める。ツールを導入する前に、まず「何を標準化するか」を決めることが先決だ。費用はゼロで、次回からの作成時間がすぐに短縮される。

Step 2：見積書・請求書ツールを導入する

Misocaなど無料プランがあるサービスから始める。見積書から請求書への転用ができるようになると、受注後の処理時間が半分以下になる。導入翌日から効果が出る。

Step 3：SFAの無料プランで案件管理を始める

まず「全員が1つの画面で案件状況を確認できる状態」を作ることが目標だ。Zoho CRMやHubSpot CRMは無料プランで最低限の機能が使える。最初は入力ルールを簡単に決めて、担当者が続けられる仕組みにすることが重要だ。

Step 4：定型業務を外注で切り出す（必要なら）

ツールを入れた後も「この部分は時間がかかる」という箇所が残った場合、そこだけ外注を検討する。最初から全部外注するより、ツールで自動化できる部分を先に整理してから判断する方が、コストを抑えやすい。

営業事務の全体像を整理して何から手をつけるか相談したい場合は、こちらから問い合わせてほしい。

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まとめ

営業事務を効率化した場合の変化を整理する。

• 事務担当の月次作業が28〜40時間から8〜13時間に減る
• 見積書の作成が1件あたり30〜60分から5〜10分になる
• SFAを導入することで、案件進捗を経営者が自己確認できるようになる
• 顧客情報が一元管理され、担当者交代時の引き継ぎリスクが下がる
• ツール導入だけなら月5,000円以下から始められる

「見積書を毎回ゼロから作っている」「案件の状況を担当者に聞かないと分からない」という状況が続いている場合、まず見積書ツールの導入とテンプレート化から始めると、コストを抑えながら即効性のある改善ができる。

営業事務以外のバックオフィス全体の効率化を検討している場合はこちらを参照してほしい。

→バックオフィス代行の費用相場｜業務別の料金目安と選び方

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