勤怠管理を効率化したら何が変わるか｜Before/Afterで見せる

「勤怠管理をもっと楽にしたい」と思いつつ、今のやり方を変えるコストや手間を考えると動けないまま——という会社は珍しくない。

月末になるたびにタイムカードを集めて電卓を叩く、Excelのシートをコピーして給与計算ソフトに手入力する、修正依頼が来るたびに確認作業が割り込む。これを毎月繰り返しながら「これが普通だ」と思っている担当者も多い。

この記事では、従業員15人規模の会社を想定して、勤怠管理を効率化した前後で何が変わるかを具体的に示す。

前提：どんな会社を想定しているか

会社のプロフィール

• 従業員数：15名（正社員10名、パート5名）
• 勤怠管理の担当：総務担当者1名が兼務
• 現在の管理方法：紙のタイムカード＋Excelで集計
• 給与計算：会計ソフト（弥生給与）に手入力
• 有給休暇の管理：Excelのシートで追跡

月末になると総務担当者がタイムカードを全員分回収し、残業・有給・遅刻を集計してExcelに転記し、そのデータを給与計算ソフトに再入力している。このプロセスがこの規模の会社では典型的なパターンだ。

Before：効率化前の勤怠管理の状況

毎月の作業量

月末の2〜3日間に作業が集中するため、給与計算の時期だけ担当者の残業が増える構造になっている。

起きている問題

月末だけ作業が集中する

タイムカードの締め日になると、全員分の集計から始まる。15人分でも手作業でやると半日以上かかる。給与計算の締め切りと重なるため、この時期だけ残業が常態化している担当者もいる。

転記ミスが起きやすい

タイムカードからExcelへ、ExcelからExcelへ、ExcelからRから給与計算ソフトへ——データを何度も転記するプロセスがある限り、入力ミスが発生する。ミスが見つかると修正・確認に追加の時間がかかる。

担当者しか状況を把握できない

「自分の有給が残り何日あるか」が従業員からすぐに確認できない。都度、総務担当に問い合わせが来る。1人2分でも、15人が月に1回問い合わせてきたら月30分が消える。

労働時間の把握がリアルタイムでない

残業が多い従業員がいても、翌月の給与計算まで正確な数字が分からない。月途中での残業抑制が難しい構造になっている。

After：効率化後の勤怠管理の状況

「クラウド勤怠管理システムへの切り替え」「スマートフォンでの打刻導入」「給与計算ソフトとの自動連携」の3点を組み合わせたパターンで試算する。

毎月の作業量（変化後）

月の作業量が約1/6〜1/8に減少する。

変化の内訳

月末の集中作業がなくなる

クラウド勤怠システムはスマートフォンやICカードで打刻した瞬間にデータが登録される。月末に全員分をまとめて集計する必要がなく、締め日には「承認するだけ」の状態になる。集計作業自体がなくなるため、月末の残業の山が消える。

転記ミスがなくなる

打刻データはシステム内で自動集計され、給与計算ソフトに直接連携できる。ExcelとExcelの間でデータを手でコピーするプロセスがなくなるため、転記ミスが構造的に発生しなくなる。

従業員が自分で確認できるようになる

有給残日数や自分の月間労働時間をシステム上で従業員が直接確認できる。「有給が何日残っているか教えてほしい」という問い合わせがゼロになる。

残業の状況をリアルタイムで把握できる

今月の各従業員の残業時間がいつでも確認できるようになる。「今月残業が多い」と気づいて月中に業務調整をするための情報が手に入る。

コスト比較：3つの選択肢

勤怠管理の効率化アプローチは大きく3パターンある。

パターン1：クラウド勤怠システムの導入のみ

KING OF TIMEは1人あたり月額300円、ジョブカンは月額200〜500円が目安。初期費用が不要のサービスが主流。

向いているケース：今すぐ月末の集計作業を減らしたい場合。スマートフォンで打刻できるため、ICカードリーダー等の機器も不要で始められる。

注意点：給与計算ソフトとの連携設定に最初の数日かかる。また、従業員のスマートフォンで打刻できる環境があるか確認が必要。

パターン2：勤怠管理の外注

社会保険労務士への外注や、BPOサービスへの委託が主な選択肢。給与計算まで含めた代行の場合は従業員1名あたり1,500〜2,500円程度が相場。

向いているケース：担当者が全くいない、または担当者が退職した直後で引き継ぎができていない場合。法改正への対応も任せられる点が外注の強み。

注意点：勤怠データの送り方（毎月何日に何を送るか）のフローを整備しないと、外注先とのやり取りで時間がかかるケースがある。

パターン3：ツール＋給与計算ソフトとの連携（推奨）

クラウド勤怠システムを導入しつつ、給与計算ソフト（freee人事労務やマネーフォワードクラウド給与など）と連携させるパターン。

向いているケース：勤怠管理だけでなく、給与計算まで含めた一連の作業を自動化したい場合。勤怠→給与計算の転記ミスを完全になくせる。

Before/Afterをまとめると

月額費用は増えるが、担当者の作業時間が月15〜20時間分減る。この時間を別の業務に充てられるようになる。転記ミスによる修正作業も発生しなくなるため、給与確定後のやり直しが起きにくくなる。

どこから手をつけるか

全部を一度に変えようとすると動けなくなる。効果が出やすい順番を示す。

Step 1：クラウド勤怠管理システムを導入する

まずタイムカードをなくして、スマートフォンやICカードで打刻できる状態にする。これだけで月末の集計作業の大半がなくなる。無料トライアルがある場合は、月末の処理を一度システムで体験してから決める。

Step 2：給与計算ソフトと連携させる

勤怠データが給与計算ソフトに自動で連携されるよう設定する。最初の1〜2回は確認しながら進めるが、問題がなければ翌月以降はほぼ確認作業のみになる。

Step 3：有給管理を自動化する

クラウド勤怠システムは有給残日数の自動計算・管理機能を持っているものが多い。設定しておけば従業員からの問い合わせが自然に減る。

Step 4：労働時間のアラート設定をする

月間残業時間が一定ラインを超えたら自動通知が来るよう設定する。月中に気づいて対処できるようになり、36協定違反リスクの低減にもつながる。

勤怠管理を含むバックオフィス全体の改善について相談したい場合は、こちらから問い合わせてほしい。

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まとめ

勤怠管理を効率化した場合の変化を整理する。

• 総務担当の月間作業時間が18〜24時間から2〜4時間に減る
• タイムカード集計→Excel転記→給与ソフト入力という手入力の連鎖がなくなる
• 転記ミスが構造的に発生しなくなり、修正対応が不要になる
• 従業員が有給残日数を自分で確認できるようになり、問い合わせが来なくなる
• クラウド勤怠＋給与ソフト連携で月5,000〜12,500円から始められる

「毎月同じ作業に時間を使っている」という状況なら、まずクラウド勤怠システムを1ヶ月試してみることを勧める。月末の集計処理を一度体験すると、手作業との差がはっきり分かる。

勤怠管理以外のバックオフィス全体の効率化を検討している場合はこちらを参照してほしい。

→バックオフィス代行の費用相場｜業務別の料金目安と選び方

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