著者：野原琉海（業務効率化に特化したエンジニア）
「電話対応とスケジュール調整だけで、午前中がなくなる」という話を、中小企業の経営者から繰り返し聞く。
1人を雇うほどの業務量はない。かといって、毎日これを自分でやり続けるのも本業に集中できない。そういう悩みを抱えている経営者に対して、選択肢に挙がるのが秘書代行だ。
ただ、「秘書代行」「電話代行」「オンライン秘書」と似たような名前のサービスが多く、費用の幅も月1万円台から30万円超まで広い。どのサービスを選べばいいのか、自社に合っているのかが分かりにくい。
業務効率化に特化したエンジニアとして、複数の中小企業がこの選択をする現場を見てきた。この記事では、サービスの種類ごとの費用相場、雇用・派遣との具体的なコスト比較、そして自社に合った選び方の判断基準を整理する。
電話代行・秘書代行・オンライン秘書の違い（なぜ値段に10倍の差があるのか）
まず、混乱しやすいサービスの種類を整理する。「秘書代行」と一言で検索しても、実態が全く異なるサービスが並んで出てくる。費用に大きな差があるのも、やっていることの範囲が全く違うからだ。
3種類のサービスを比較する
| 種類 | 主な業務内容 | 費用の目安 | 向いているケース |
|---|---|---|---|
| 電話代行 | 着信を受けてメモを転送するだけ | 月1,980円〜3万円 | 電話の量が多く、出られないことが多い |
| 秘書代行 | 電話応対 + スケジュール調整 + 来客アレンジ | 月3〜10万円 | 経営者の予定管理もまとめて依頼したい |
| オンライン秘書 | メール対応・資料作成・データ入力など幅広い業務 | 月5〜30万円 | 電話以外の雑務もまとめて切り出したい |
電話代行は、かかってきた電話を受けてメモをメールやアプリで送ってくれるだけのシンプルなサービスだ。「電話に出られない」という悩みを解消するには十分だが、それ以上のことはできない。
秘書代行は、電話応対に加えてスケジュールの調整や来客のアレンジなどを担う。経営者の「連絡・調整まわりの雑務」をまとめて任せられるイメージだ。
オンライン秘書（オンラインアシスタントとも呼ばれる）は守備範囲がさらに広く、メール対応・資料作成・データ入力・SNS運用まで対応するサービスもある。業種によってはバックオフィス全般を任せることも可能だ。
「秘書代行を探している」つもりで「オンライン秘書」にたどり着く人が多い
業務効率化に特化したエンジニアとして複数の経営者から相談を受けた経験からいうと、「秘書代行を調べていたら、気づいたらオンライン秘書の比較記事を読んでいた」というパターンが多い。
どちらも「秘書」という言葉が入っているが、実態は別サービスだ。「電話とスケジュールだけでいいのか、それとも資料作成やメール対応も一緒に頼みたいのか」を最初に決めておくことで、探すべきサービスの種類が絞れる。
まず「自分が週に何時間、どの業務に使っているか」を書き出してから選定に入ることを勧めている。それをやらずにサービスを探すと、月額が安いものを選んで後から「頼みたい業務が対象外だった」という事態になる。
秘書代行の費用相場（業務タイプ別の詳細）
サービスの種類ごとに、2026年時点の費用相場を整理する。
電話代行型：月額1,980円〜3万円
着信を受けてメモを転送するシンプルな構造のサービスだ。コール数に応じた従量制が多い。
- 月30コールまで：月2,000〜5,000円程度
- 月100コールまで：月8,000〜1万5,000円程度
- 月200コールまで：月2万〜3万円程度
初期費用は5,000〜1万円のサービスが多い。最低契約期間は3〜6ヶ月が一般的で、月単位で解約できるサービスは少ない。
着信に対してオペレーターが受け答えする場合と、AIが一次対応する場合でも費用が変わる。AI対応は安いが、複雑な内容の電話には対応できない。「電話に出られないことへのクレームを減らしたい」「折り返し連絡の情報を把握したい」という用途であれば、月1〜2万円の電話代行で十分対応できる。
秘書代行型（専任担当 + スケジュール管理）：月額3〜10万円
電話応対に加えて、スケジュール調整・来客アレンジ・メールの受信確認などを担う。専任担当者がつくサービスと、チーム制でローテーションするサービスに分かれる。
- スケジュール管理のみ追加：月3〜5万円
- 電話 + スケジュール + 来客：月5〜10万円
- 英語対応が必要な場合：月10万円前後〜
専任担当か否かは重要な選択ポイントだ。専任担当がいると、経営者の癖・優先順位・顧客の背景情報が積み上がっていく。チーム制だと、対応担当が毎回変わるため、引き継ぎ情報を仕組み化していないと品質がばらつく。
オンライン秘書型（時間制）：月額5〜30万円
月間の稼働時間をあらかじめ購入するタイプが主流だ。時間単価は3,000〜5,000円が相場で、プランの例は以下のとおりだ。
| プラン | 月間稼働時間 | 費用の目安 |
|---|---|---|
| ライトプラン | 月10時間 | 3〜5万円 |
| スタンダードプラン | 月30時間 | 9〜15万円 |
| フルプラン | 月50時間 | 15〜25万円 |
対応できる業務はサービスによって異なるが、メール対応・議事録作成・資料整形・スケジュール管理・Excelデータ整理・予約・出張手配などが一般的だ。業種特化型のサービス（士業向け・医療機関向けなど）は料金が高めになることが多い。
費用に含まれないケースを確認する
どのサービスタイプでも、以下は追加費用になることが多いので要確認だ。
- 初期費用（設定・引き継ぎ作業）：0〜3万円
- 追加業務（契約対象外の作業）：時間単価で追加請求
- 対応時間外（夜間・土日）の電話対応：追加オプション
- 専用ツール・アプリの使用料：月額0〜5,000円程度
契約前に「自分が依頼したい業務が、このプランの対象に含まれるか」を業者に書面で確認することを強く勧める。電話の口約束で進めてしまい、後から「追加費用が毎月発生している」という状況になったケースを実際に見ている。
パート採用・派遣・秘書代行のコスト比較（正直な計算）
「秘書代行の月10万円は高い」と言う経営者に対して、他の選択肢と比べると話が変わることが多い。
パートタイム採用（事務・秘書職）
時給1,100〜1,500円 × 週20〜30時間の場合、月の人件費は以下のとおりだ。
- 週20時間：月8.8万〜12万円
- 週30時間：月13.2万〜18万円
ここに社会保険料（会社負担分は給与の約15〜17%）が加わる。週30時間・時給1,300円で計算すると、月給約15.6万円に対して会社負担の社保が約2.3〜2.7万円。合計で月18万円前後の実質コストになる。
さらに、採用コストが別途かかる。求人媒体の掲載費は種類によって異なるが、1回の採用に対して3万〜数十万円が一般的だ。採用後も即戦力にはなれないため、研修期間の工数も発生する。
もう1つの問題は、採用できないリスクだ。事務・秘書職の人材は都市部以外では応募自体が来ないことがある。「採用したいが人が集まらない」という状況で、採用活動に3〜6ヶ月かけた末に見つからなかったというケースを複数見てきた。
派遣（一般事務・秘書）
フルタイムの場合、時給1,600〜2,200円 × 月160〜170時間が相場だ。
- 月160時間・時給1,700円の場合：月27.2万円
- 月160時間・時給2,000円の場合：月32万円
社会保険は派遣会社負担になるが、その分が時給に上乗せされている。フルタイム派遣で実質的なコストは月26〜37万円程度になる。
派遣はすぐに人を確保できる点が強みだが、フルタイムで週5日の業務量がない場合は割高になる。
秘書代行・オンライン秘書
月5〜30万円。業務量に応じたプランを選べるため、「月20時間しか必要ない」という場合でも適正コストに収まる。採用コストはゼロ。
3択の費用比較まとめ
| 選択肢 | 月額コストの目安 | 採用コスト | 即対応可否 | 柔軟性 |
|---|---|---|---|---|
| パートタイム採用 | 10〜21万円（社保込み） | あり（3万〜数十万円） | 採用に2〜3ヶ月 | 低い |
| 派遣（フルタイム） | 26〜37万円 | なし | 比較的早い | やや低い |
| 秘書代行・オンライン秘書 | 3〜30万円 | なし | 即対応可 | 高い |
月20時間以下の業務量であれば、コスト面で秘書代行が最も合理的になるケースが多い。月40〜50時間を超えてくると、パートタイム採用とのコスト差が縮まる。
「採用よりも外注が安い」という判断をする前に、まず「実際に何時間分の業務を外注するのか」を試算することを勧める。業務量が不明確なまま契約すると、月額が割高になるか足りなくなるかのどちらかになる。
外注・ツール・採用、どれが正解？バックオフィスの人手不足を解消する3つの方法でも整理しているが、「外注か採用か」の判断は月間業務時間と業務の定型度合いで決まる。
秘書代行を使うべき状況と向かない状況（判断の手順）
費用相場だけ見ても判断はできない。自社の状況に合っているかどうかを確認するための基準を整理する。
使うべき状況
経営者が「連絡・調整業務」に1日2時間以上使っているとき
電話対応・メール確認・アポイントの調整・来客のアレンジ。これらは「判断が不要で、誰でもできる作業」の典型だ。経営者がやっている必然性はない。1日2時間これに使っているなら、月40時間が連絡調整で消えている計算になる。月30時間プランのオンライン秘書（9〜15万円）で、ほぼ全部を切り出せる可能性がある。
事務担当が退職して、後任の採用に時間がかかっているとき
採用完了まで3〜6ヶ月かかることは珍しくない。その間も取引先への連絡・メール対応・請求書の送付は止まらない。秘書代行やオンライン秘書を「採用までのつなぎ」として使いながら採用活動を進めるのは、現実的な選択だ。
繁忙期だけ業務量が増えるとき
決算期・年末・繁忙シーズンなど、一時的に事務対応が増えるケースがある。通年で人を雇う必要はないが、数ヶ月だけ手を借りたい、という状況にオンライン秘書の時間制プランは向いている。
試験的に「業務の切り出し」をやってみたいとき
「将来的には事務を外注したいが、何を外注できるか分からない」という段階でも使える。月10時間のライトプランで業務を1〜2種類依頼してみて、うまくいくか確認してから拡大するアプローチは、大きな失敗をしにくい。
向かない状況
毎日フルタイムで必要な業務のとき
通年で週5日・8時間必要な業務は、オンライン秘書より採用の方がコストも品質も安定する。月50時間以上の稼働が継続的に必要なら、パートタイム採用を優先的に検討した方がいい。
社内の機密情報を大量に扱う業務のとき
顧客の個人情報・財務情報・未発表の商品情報などが入り混じる業務は、外部に出す際のリスク管理が複雑になる。どんな情報を渡すか・渡さないかのルール整備に手間がかかる場合は、費用対効果が下がることがある。
「この人でないとダメ」という業務のとき
顧客との長期関係を担っている担当者の代わりを外注するのは難しい。「この顧客はAさんとしか話したくない」という関係性が成立している業務は、担当者を変えることで顧客満足度が下がるリスクがある。
業務フローがまだ整理されていないとき
「何をどんな手順でやってもらうか」を文章で説明できない状態で外注しても、受け手が動けない。まず自分でやっている作業を手順書に落とし込んでから依頼することを強く勧める。この準備を飛ばしていきなり外注に走ると、「思っていたのと違う」「毎回修正が必要」という状況になる。
失敗しないための選び方（5つのチェックポイント）
サービスを選ぶ際に確認すべきポイントを5つ整理する。
チェックポイント1：対応業務の範囲を事前に書面で確認する
「電話代行」と「オンライン秘書」は名前が似ていても対応業務が全く違う。依頼したい業務のリストを先に作り、そのリストが対応範囲に含まれるかを確認してほしい。
特に確認すべきこと：
- メール対応は含まれるか（文面の作成まで対応するか、受信確認のみか）
- 資料作成・データ入力は含まれるか
- 対応時間帯（平日9〜18時のみか、夜間・土日対応もあるか）
- 対応言語（日本語のみか、英語対応も含まれるか）
「含まれると思っていた業務が対象外だった」というトラブルは最も多い。見積もり段階で業務リストを共有し、対応可否を文書で回答してもらうことが最低限の確認手順だ。
チェックポイント2：専任担当制かチーム制かを確認する
専任担当者がつくサービスは、業務の引き継ぎが不要で対応品質が安定しやすい。担当者が自社の状況を蓄積していくため、3〜6ヶ月経つほど対応の精度が上がる傾向がある。
チーム制のサービスは担当者が変わることがあり、毎回状況を説明し直す手間が発生することがある。複数の経営者から「チーム制を使っていたが、担当が変わるたびに同じ説明を繰り返すのが面倒で、結局解約した」という話を聞いてきた。
スケジュール管理・顧客対応のように「継続性が必要な業務」を依頼する場合は、専任担当制を選ぶ方が無難だ。データ入力・資料整形のように単発で完結する業務であれば、チーム制でも問題が起きにくい。
チェックポイント3：最低利用時間・最低契約期間を確認する
「月10時間から利用できる」「最低3ヶ月から」といった条件はサービスによって異なる。
- 最低利用時間が高いサービス：月20時間以上からしか契約できない場合、月6〜10万円の支出が確定する
- 最低契約期間が長いサービス：6ヶ月・1年契約のみの場合、合わなかったときの出口が遅い
試しに使ってみたい段階では、最低利用時間が少なく（月10時間以下）、最低契約期間が短い（3ヶ月以下）サービスから始めることを勧める。いきなり長期契約を求めてくるサービスは慎重に見た方がいい。
チェックポイント4：セキュリティ・情報管理の方針を確認する
外部のサービスに業務を依頼するということは、一定の情報を外部と共有することを意味する。以下の点を確認しておく必要がある。
- 個人情報の取り扱いに関する方針（プライバシーポリシーの確認）
- 業務委託契約書のひな形があるか（NDA締結の可否）
- 情報を保存するサーバーの場所（国内か海外か）
- 担当者のバックグラウンドチェックの有無
業務委託契約書のテンプレートと注意点｜中小企業が外注するときの基本でも整理しているが、情報管理の確認は外注先を選ぶ際の基本作業だ。「信頼できそうだから」という感覚だけで進めるのは避けてほしい。
チェックポイント5：トライアルがあるか確認する
本契約の前に短期間の試用期間（トライアル）があるサービスは、合わなかった場合のリスクを抑えられる。1〜2週間のトライアルで「指示が伝わるか」「品質が基準を満たしているか」を確認してから本契約に進める。
トライアルがないサービスでも、最低利用期間が1ヶ月であれば、まず1ヶ月だけ試して継続を判断することはできる。初回から半年・1年の長期契約をいきなり求めてくるサービスは慎重に評価した方がいい。
依頼前に「切り出す業務」を明確にしないと必ず失敗する
サービスを選ぶ前にやるべき重要な準備がある。「何を外注するか」を文章に落とし込む作業だ。
複数の経営者が外注導入で失敗してきたパターンを整理すると、共通点がある。「自分が何に時間を使っているか」を整理せずに「なんとなく頼んでみた」という入り方だ。
業務の棚卸し手順
まず1週間、自分がやっている業務をメモする。どんな業務に何分使ったかを記録するだけでいい。1週間後に整理すると、以下の2種類に分かれる。
外注に向く業務の特徴：
- 毎週・毎月同じ手順で繰り返す
- 判断が不要で、ルールを説明すれば誰でもできる
- ツールやシステムを使って対応できる
外注に向かない業務の特徴：
- 状況ごとに判断が変わる
- 社内の背景・文脈を知っている必要がある
- 経営者本人が関与しないとできない
外注に向く業務の中から、「時間がかかっていて、かつ自分がやらなくていい」ものを選ぶ。それが依頼する業務の候補だ。
手順書を先に作ること
依頼する業務が決まったら、手順を文章で書く。「毎週月曜の朝に取引先一覧を確認して、未返信のメールがあれば○○の文面で返信する」のように、担当者が読んで同じ動きができる水準に落とし込む。
業務効率化に特化したエンジニアとして感じることだが、手順書が用意できた時点で「この業務は外注できる」という確認が取れている状態になる。手順書を作ろうとして詰まる業務は、まだ外注の準備ができていない。
手順書を用意しないまま依頼すると、受け手が毎回「これはどうすればいいか」と質問してくる状態になる。「外注したのに、指示出しが業務になってしまった」というのは、この準備不足が原因だ。
外注量の現実的な見積もり
依頼したい業務が決まったら、月間で何時間かかっているかを見積もる。
たとえば「毎週2時間のスケジュール調整 + 毎週1時間のメール対応」であれば、月12時間が依頼したい業務量だ。月10〜15時間のプランで収まる計算になる。
この見積もりがなければ、適切なプランを選べない。月10時間プランを選んだのに実際には月20時間分の業務があれば、毎月追加料金が発生し続ける。
秘書代行を導入する前に確認すること（チェックリスト）
まとめの前に、実際に動く前の確認リストを整理する。
| 確認項目 | 確認内容 |
|---|---|
| 業務の棚卸し | 依頼したい業務をリストアップし、月間時間を見積もったか |
| 手順書の準備 | 業務の手順を文章で説明できる状態にあるか |
| サービスの種類 | 電話代行・秘書代行・オンライン秘書のうち、自社に必要なのはどれか |
| 対応業務の確認 | 依頼したい業務がサービスの対象範囲に含まれるか |
| 専任担当制 | 継続性が必要な業務を依頼するなら専任担当かどうか確認したか |
| 契約条件 | 最低利用時間・最低契約期間を確認したか |
| セキュリティ | 個人情報の取り扱い・NDA締結の可否を確認したか |
| トライアル | 試用期間があるか、または最初の1ヶ月だけ試せるか |
このリストの確認を全部終えてから契約に進むことを強く勧める。「なんとなく面白そうだから試してみた」では、3ヶ月後に「思っていたのと違った」という結果になりやすい。
外注の判断の考え方全体については業務効率化の相談はどこにすればいい？中小企業向けの相談先まとめでも整理している。
まとめ：秘書代行は「業務の切り出し」ができた会社が使うもの
秘書代行・電話代行・オンライン秘書の費用相場と選び方を整理した。
費用相場のまとめ：
- 電話代行：月1,980円〜3万円（コール数に応じた従量制）
- 秘書代行：月3〜10万円（電話 + スケジュール管理）
- オンライン秘書：月5〜30万円（月10〜50時間の時間制プランが中心）
他の選択肢との比較：
- パートタイム採用：月10〜21万円（社保込み）+ 採用コスト
- 派遣（フルタイム）：月26〜37万円
- 月20時間以下の業務量であれば、秘書代行が最もコスト効率がいい
使うべき状況：
- 経営者が連絡・調整業務に週10時間以上使っているとき
- 事務担当が退職して採用中の「つなぎ」として
- 繁忙期だけ手を借りたいとき
使わない方がいい状況：
- フルタイムで通年必要な業務
- 業務フローがまだ整理されていない段階
「月5〜10万円かけてよかった」と感じている経営者と、「外注したのに管理コストが増えた」と感じている経営者の差を見てきた中で感じることがある。前者は必ず「何を依頼するか」の整理が終わった上で外注を始めている。後者は準備なしに「なんとなく頼んでみた」パターンだ。
秘書代行は、使い方を間違えなければ経営者の時間を増やす有効な選択肢だ。ただし「業務の切り出し」という準備が済んでから導入することが、成功の前提になる。
バックオフィス全般の外注判断についてはバックオフィス代行の費用相場｜業務別の料金目安と選び方も参考にしてほしい。
