AIで業務を仕組み化する

ジムフリ

AI顧問・AI導入支援

2026/5/8

中小企業にAI顧問は必要か?必要・不要の判断基準

「AI顧問というサービスが増えているが、うちに必要なのかが分からない」 こういう相談が増えている。AI活用を始めなければという感覚はある。でも、月額数万〜数十万円のサービスを契約するほど自社に必要かどうか、判断がつかない。 この記事では「必要・不要」を正直に仕分けする。AI顧問を売り込みたいわけではない。必要ではない会社が契約してもお互い不幸になるだけなので、判断基準をそのまま書く。 結論から言う:会社の状況によって変わる 僕は業務効率化に特化したエンジニアとして、自社をAI組織で運営しながら、複数の中小 ...

事務代行・外注

2026/5/8

中小企業が押さえるべき補助金公募スケジュール一覧|2026年度版

補助金申請で一番多い失敗は「公募が終わっていた」だと思う。 使いたい補助金を探したら締め切り後だった。決算前に慌てて確認したら、次の公募は半年後だった。業務効率化の仕事をしていると、こういうタイミングのミスを定期的に聞く。 補助金は、必要になってから探すものではない。スケジュールを事前に把握して、逆算して準備を進めるものだ。 この記事では、2026年度に中小企業が申請できる主要補助金の公募スケジュールを整理する。各補助金の対象経費・公募時期・注意点をまとめているので、自社の投資計画と照らし合わせて活用して ...

AI×事務

2026/5/8

ExcelをAIで自動処理する方法|関数知識ゼロでも使える

「毎月同じ集計をExcelで手打ちしているんですが、どうにかなりませんか」 中小企業の経営者や事務担当者と話していると、このセリフをよく聞く。毎月末に1〜2時間かけて売上をまとめ直す。前月のファイルをコピーして、数字を全部手で差し替える。前任者が作ったVLOOKUPが何をしているか分からないので、触れないまま運用している。 Excelへの依存度が高いのに、使いこなせているかというと怪しい。これが中小企業の事務現場でよく見る状況だ。 僕自身、クライアント先の事務担当者と話す中で「ChatGPTに聞いたらすぐ ...

事務代行・外注

2026/5/8

補助金申請を自社でやる vs 外注|判断基準と費用比較

補助金を申請しようとすると、最初に迷う問題がある。「自分でやるべきか、専門家に頼むべきか」だ。 自社でやれば代行費用はかからない。ただ、公募要領は長文で、事業計画書の書き方も分からない。外注すれば質は上がるかもしれないが、「採択額の10〜20%」という成功報酬は思っていたより大きい数字になる。 結論から言うと、この問いへの答えは「補助金の種類による」だ。一律に「代行が有利」や「自社で書け」と言える話ではない。 この記事では、補助金の種類ごとに「自社でやる vs 外注」の現実的な判断基準を整理する。費用の相 ...

事務・バックオフィス効率化

2026/5/8

退職時の引き継ぎ書テンプレ|中小企業向けチェックリスト付き

従業員が退職を申し出た瞬間、経営者がまず気になるのは「引き継ぎはちゃんとできるか」ではないだろうか。 中小企業の場合、1人が複数の業務を兼任していることが多い。その人しか把握していない業務、その人しか連絡先を知らない取引先、その人しか使い方を知っているシステム。これが整理されないまま退職日を迎えると、後任者は「前任者に電話する毎日」が続く。 この記事では、退職時に使える引き継ぎ書のテンプレートと業務種類別のチェックリストを公開する。「作ってもらう側」である経営者が確認すべきポイントも合わせて解説する。 引 ...

事務・バックオフィス効率化

2026/5/8

中小企業の月次決算を自動化するツール連携の設計図

freeeやマネーフォワードを導入したのに、月次決算が相変わらず翌月の10営業日を超えている。そういう会社は少なくない。 原因はほぼ共通している。「ツールは入れたが、繋がっていない」という状態だ。 経費精算のデータは別システムから手でCSV取込。受取請求書はメールで届いたPDFを担当者が手入力。銀行明細は会計ソフトと連携しているが、自動登録ルールを設定していないので結局人が確認している。給与計算ソフトの仕訳を会計ソフトに持ってくるのに毎月30分かかる。 これらを一本化する「ツール連携の設計図」を持たないま ...

事務代行・外注

2026/5/8

補助金の採択率を上げる申請書の書き方|中小企業向けポイント

補助金の申請書を書いたのに採択されなかった、という話をよく聞く。 書き方が悪かったのか、計画が甘かったのか、そもそも審査員が何を見ているのかが分からず、次の申請でも同じことを繰り返してしまう。 業務効率化の支援をしていると、「一度落ちてから何を直せばいいか分からず申請をやめた」という経営者に会うことがある。それはもったいない。採択率を下げている原因のほとんどは、書き方や準備の問題であって、事業の質の問題ではない。 この記事では、ものづくり補助金・小規模事業者持続化補助金・事業再構築補助金(2025年3月で ...

事務・バックオフィス効率化

2026/5/8

二要素認証の全社導入ガイド|Google Workspace・M365別の設定手順と社員への周知方法

「二要素認証を全社に入れたいが、全社員に設定させる手順が分からない」「費用がかかるんじゃないかと思って踏み出せていない」「社員に面倒くさいと言われたらどう対応すればいいか読めなくて手が止まっている」——そういう状態の総務・経営者の方に向けて書いた。 この記事で分かることは3点だ。(1) Google WorkspaceまたはMicrosoft 365での全社導入の具体的な手順、(2) 費用の実態(大半の中小企業は追加費用ゼロ)、(3) 社員の抵抗やスマホ紛失といった現場の問題への対処法。読み終わった後には ...

事務・バックオフィス効率化

2026/5/8

ランサムウェア対策とバックアップ|中小企業向けの最低限

「うちは小さい会社だから狙われない」という認識は、もう通用しない。 警察庁の調査によると、ランサムウェアの被害を受けた企業のうち、中小企業が約64%(6割超)を占めている。大企業のセキュリティが強化された結果、攻撃者は相対的に対策が手薄な中小企業に標的を移している。 この記事では、ITの専門知識がなくても今週中に始められるバックアップ対策を費用別に3パターン解説する。完璧なセキュリティは不要で、「何もしていない状態から抜け出す」ことが当面のゴールだ。 ランサムウェアとは何か ランサムウェアは、感染したPC ...

事務・バックオフィス効率化

2026/5/8

フリーランス保護新法への中小企業の対応|契約書見直しポイント

デザインやライティング、経理補助、システム開発の一部——こうした業務を個人のフリーランスに外注している中小企業は多い。しかし、2024年11月に施行された「フリーランス保護新法」への対応が、まだできていない会社も少なくない。 この法律の特徴は、資本金の規模に関係なく、従業員が1人でもいる会社は全て対象になるという点だ。これまで下請法は大企業から中小企業への発注を主に規制していたが、フリーランス保護新法は企業規模を問わず、個人のフリーランスに業務委託をする全事業者に義務を課す。 この記事では、中小企業の経営 ...

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