「経理を効率化したい」と思いつつ、何が変わるのかイメージできないまま動けていない経営者は多い。
コストはかかるのか。担当者の負担は本当に減るのか。自分の会社でやれるのか——こういう疑問が解消されないと、動き出せない。
この記事では、従業員15人規模の会社を想定して、経理効率化の前後で何がどう変わるかを具体的に示す。
前提：どんな会社を想定しているか
会社のプロフィール
- 従業員数：15名（正社員10名、パート5名）
- 経理担当：事務担当者1名が経理を兼務
- 現在の経理ツール：Excelと会計ソフト（弥生）
- 税理士：顧問税理士あり（月次訪問なし、決算のみ）
- 経費精算：紙の申請書を手で集めている
この規模・状況は、経理体制の見直しを検討し始める会社のパターンとして典型的だ。
Before：効率化前の経理の状況
毎月の作業量
| 業務 | 担当 | かかる時間 |
|---|---|---|
| 銀行明細の確認・仕訳入力 | 事務担当 | 月10〜15時間 |
| 請求書の発行・送付（月30〜40件） | 事務担当 | 月6〜8時間 |
| 経費精算の集計・入力 | 事務担当 | 月5〜7時間 |
| 給与計算（勤怠集計→計算→振込手続き） | 事務担当 | 月8〜12時間 |
| 支払い処理（振込手続き） | 事務担当 | 月3〜4時間 |
| 合計 | 月32〜46時間 |
事務担当者が1人でこれを担うと、月末は残業が常態化する。
起きている問題
試算表が遅い
顧問税理士に渡すデータの締めが翌月末近くになるため、試算表が出てくるのは翌々月はじめになることも珍しくない。経営者が「先月の数字」を把握できるのは、実際には1〜2ヶ月後になっている。
担当者が休むと止まる
会計ソフトのパスワードを担当者しか知らない、振込手続きを担当者しかできない——こうした属人化が進んでいる場合、担当者が数日休んだだけで業務が滞る。
月末の集中がひどい
月末締めと給与計算が重なる時期、担当者の残業が月20〜30時間以上になるケースがある。この状態が続くと、担当者の退職リスクが上がる。
After：効率化後の経理の状況
「クラウド会計ソフトへの切り替え」「経費精算アプリの導入」「記帳代行の部分外注」の3点を組み合わせたパターンで試算する。
毎月の作業量（変化後）
| 業務 | 担当 | かかる時間 |
|---|---|---|
| 銀行明細の自動取込・仕訳確認 | 事務担当（確認のみ） | 月2〜3時間 |
| 請求書の発行・送付（テンプレート化） | 事務担当 | 月2〜3時間 |
| 経費精算の集計（スマホ申請→自動集計） | 事務担当（承認のみ） | 月1〜2時間 |
| 給与計算（勤怠データ自動連携） | 事務担当 | 月2〜3時間 |
| 支払い処理 | 事務担当 | 月1〜2時間 |
| 合計 | 月8〜13時間 |
月の作業量が約1/3〜1/4に減少する。
変化の内訳
試算表が早く出るようになる
クラウド会計は銀行明細・クレジットカード明細を自動で取り込む。仕訳入力の大半が自動化されるため、月次締めが翌月10〜15日に完了するようになる。経営者が月次の数字を把握できるタイミングが、これまでより2〜3週間早まる。
担当者が休んでも止まらない
クラウドツールはIDとパスワードがあれば誰でもアクセスできる。担当者以外も操作できる状態にしておくことで、急な不在時も業務が止まりにくくなる。
月末の集中が解消される
自動化できる部分が増えると、月末に集中していた作業が月を通して分散される。残業の山が崩れ、担当者の負担が平準化される。
コスト比較：3つの選択肢
経理効率化のアプローチは大きく3パターンある。
パターン1：ツール導入のみ
| 導入ツール | 月額費用 |
|---|---|
| クラウド会計ソフト（freee スタンダード or マネーフォワード） | 3,000〜5,500円 |
| 経費精算アプリ（マネーフォワード クラウド経費 等） | 2,000〜3,000円 |
| 給与計算ソフト（freee人事労務 等） | 2,400〜4,000円 |
| 合計 | 月7,400〜12,500円 |
向いているケース：事務担当者がいて、本人の処理速度を上げることが目的の場合
注意点：ツールを入れるだけでは使いこなせないまま終わることがある。最初の1ヶ月は設定・データ移行に時間がかかる。
パターン2：記帳代行への部分外注
| 内容 | 月額費用（従業員15人、月150〜200件規模） |
|---|---|
| 記帳代行（仕訳入力のみ） | 1万5,000〜2万5,000円 |
| クラウド会計ソフト（確認用） | 3,000〜5,500円 |
| 合計 | 月1万8,000〜3万円 |
向いているケース：担当者の仕訳入力負担をなくしたい、または経理担当者が退職して引き継ぎが難しい場合
注意点：外注先との連携フロー（誰がいつデータを送るか）を整備しないと、却って手間が増えることがある。
パターン3：ツール＋外注の組み合わせ（推奨）
クラウド会計ソフトを自社で使いながら、仕訳の確認・複雑な処理だけを外注するパターン。
| 内容 | 月額費用 |
|---|---|
| クラウド会計ソフト | 3,000〜5,500円 |
| 経費精算・給与計算ツール | 4,000〜7,000円 |
| 部分的な経理代行（確認・月次報告など） | 1万〜2万円 |
| 合計 | 月1万7,000〜3万2,500円 |
向いているケース：ツールを入れつつ、属人化のリスクも同時に解消したい場合
Before/Afterをまとめると
| 項目 | Before | After |
|---|---|---|
| 事務担当の月次作業時間 | 32〜46時間 | 8〜13時間 |
| 試算表が出るタイミング | 翌月末〜翌々月初 | 翌月10〜15日 |
| 担当者不在時のリスク | 業務が止まる | ツール・外注で継続可能 |
| 経理ツール月額費用 | 0〜3,000円（弥生のみ） | 1万7,000〜3万2,500円 |
月額費用は増えるが、担当者の残業が月20〜30時間減ることで、別の業務に時間を充てられる。試算表が早く出ることで、経営判断のタイミングも前倒しになる。
どこから手をつけるか
「全部一気に変える」のは難しい。実際に効果が出やすい順番は次のとおりだ。
Step 1：クラウド会計ソフトに切り替える
銀行明細の自動取込が始まるだけで、仕訳入力の時間が大幅に減る。最初の1ヶ月は設定に時間がかかるが、2ヶ月目から効果が出始める。
Step 2：経費精算をスマホアプリに移行する
紙の領収書収集→手入力のフローをなくす。申請する従業員側の手間も減るため、導入のハードルは低い。
Step 3：給与計算ソフトと勤怠管理を連携させる
勤怠データが自動で給与計算に反映されるようにすることで、集計ミスと作業時間が同時に減る。
Step 4：属人化の解消（外注またはマニュアル化）
ツールで作業効率は上がっても、担当者が休んだ時のリスクは残る。外注で対応するか、社内でアクセス権を分散させるかを決める。
自社の場合に何から始めればいいかを相談したい場合は、こちらから問い合わせてほしい。
まとめ
経理を効率化すると起きることを整理する。
- 事務担当の月次作業が月32〜46時間から8〜13時間に減る
- 試算表が翌月末から翌月15日以内に出るようになる
- 属人化リスクが下がり、担当者不在でも業務が止まりにくくなる
- ツール＋部分外注の組み合わせで月2〜3万円から始められる
「効率化したいが何から始めていいか分からない」という場合、まず会計ソフトをクラウドに切り替えるところから始めると、ほかの改善も連鎖的に進めやすくなる。
経理以外のバックオフィス全体の効率化を検討している場合はこちらを参照してほしい。