「経理を効率化したい」と思いつつ、何が変わるのかイメージできないまま動けていない経営者は多い。
コストはかかるのか。担当者の負担は本当に減るのか。自分の会社でやれるのか——こういった疑問が解消されないと、動き出せない。
業務効率化に特化したエンジニアとして、複数の中小企業の経理改善に関わってきた。僕の経験では、「何が変わるかを数字で見せてもらえれば動ける」という経営者が大半だ。この記事では、従業員15人規模の会社を前提に、経理効率化の前後で起きる変化を具体的に示す。
前提：この記事で想定する会社の規模
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 従業員数 | 15名（正社員10名、パート5名） |
| 経理担当 | 事務担当者1名が経理を兼務 |
| 現在の経理ツール | Excelと会計ソフト（弥生） |
| 税理士 | 顧問税理士あり（月次訪問なし、決算のみ） |
| 経費精算 | 紙の申請書を手で集めている |
この規模・状況は、経理体制の見直しを検討し始める会社のパターンとして典型的だ。従業員20〜30人を超えると経理専任を置く判断が出てくるが、15人前後はまだ兼務でどうにか回している段階が多い。
ここに書く数字は、業務委託で関わってきた複数社の実態から出した目安だ。会社によって差はあるが、おおむねこの範囲に収まる。
Before：効率化前に経理担当者が抱えていること
毎月の作業量
| 業務 | 担当 | かかる時間（目安） |
|---|---|---|
| 銀行明細の確認・仕訳入力 | 事務担当 | 月10〜15時間 |
| 請求書の発行・送付（月30〜40件） | 事務担当 | 月6〜8時間 |
| 経費精算の集計・入力 | 事務担当 | 月5〜7時間 |
| 給与計算（勤怠集計→計算→振込手続き） | 事務担当 | 月8〜12時間 |
| 支払い処理（振込手続き） | 事務担当 | 月3〜4時間 |
| 合計 | 月32〜46時間 |
事務担当者が1人でこれを担うと、月末は残業が常態化する。
起きている3つの問題
1. 試算表が遅い
顧問税理士に渡すデータの締めが翌月末近くになるため、試算表が出てくるのは翌々月はじめになることも珍しくない。経営者が「先月の数字」を把握できるのは、実際には1〜2ヶ月後になっている。
資金繰りの問題に気づくのが遅れた、というケースは、この「数字の遅れ」が根本にあることが多い。
2. 担当者が休むと止まる
会計ソフトのパスワードを担当者しか知らない、振込手続きを担当者しかできない——属人化が進んでいる場合、担当者が数日休んだだけで業務が滞る。
エンジニアとして関わった会社で、経理担当が1人で請求書200枚を毎月処理していた場面がある。その方が体調を崩した瞬間、業務が完全に止まった。「分かっている」レベルで終わらせていた属人化リスクが、現実になった瞬間だった。
3. 月末の集中がひどい
月末締めと給与計算が重なる時期、担当者の残業が月20〜30時間以上になるケースがある。この状態が続くと担当者の退職リスクが上がる。経理担当者を採用で補充しようとすると、求人費・紹介料だけで30〜50万円かかることも珍しくない。辞めさせない方がコストは低い。
経理の属人化が深刻な場合は、経理の属人化を30日で解消する方法｜チェックリスト付きも参照してほしい。
After：3つのツールを組み合わせた後に変わること
「クラウド会計ソフトへの切り替え」「経費精算アプリの導入」「給与計算ソフトと勤怠管理の連携」の3点を組み合わせたパターンで試算する。
毎月の作業量（変化後）
| 業務 | 担当 | かかる時間（変化後） |
|---|---|---|
| 銀行明細の自動取込・仕訳確認 | 事務担当（確認のみ） | 月2〜3時間 |
| 請求書の発行・送付（テンプレート化） | 事務担当 | 月2〜3時間 |
| 経費精算の集計（スマホ申請→自動集計） | 事務担当（承認のみ） | 月1〜2時間 |
| 給与計算（勤怠データ自動連携） | 事務担当 | 月2〜3時間 |
| 支払い処理 | 事務担当 | 月1〜2時間 |
| 合計 | 月8〜13時間 |
月の作業量が約1/3〜1/4に減少する。
何がどう変わるか
試算表が早く出るようになる
クラウド会計は銀行明細・クレジットカード明細を自動で取り込む。仕訳入力の大半が自動化されるため、月次締めが翌月10〜15日に完了するようになる。経営者が月次の数字を把握できるタイミングが、これまでより2〜3週間早まる。
「数字が速く出る」というのは、単に便利になるだけではない。資金ショートの予兆を早く掴めるということだ。月次の入出金を2週間早く把握できれば、手を打てる時間が2週間増える。これは実際に効いてくる話だ。
担当者が休んでも止まらない
クラウドツールはIDとパスワードがあれば誰でもアクセスできる。担当者以外も操作できる状態にしておくことで、急な不在時も業務が止まりにくくなる。「鍵の開け方を知っているのが1人だけ」という状態を解消するだけで、会社のリスクは大きく下がる。
月末の集中が解消される
自動化できる部分が増えると、月末に集中していた作業が月を通して分散される。残業の山が崩れ、担当者の負担が平準化される。担当者の残業が月20〜30時間減ることで、別の業務に時間を充てられる。
コスト比較：3つのアプローチと費用の目安
経理効率化のアプローチは大きく3パターンある。どれを選ぶかは、担当者のスキルと会社の目的によって変わる。
パターン1：ツール導入のみ
| 導入ツール | 月額費用（目安） |
|---|---|
| クラウド会計ソフト（freee スタンダード or マネーフォワード クラウド会計） | 3,000〜5,500円 |
| 経費精算アプリ（マネーフォワード クラウド経費 等） | 2,000〜3,000円 |
| 給与計算ソフト（freee人事労務 等） | 2,400〜4,000円 |
| 合計 | 月7,400〜12,500円 |
向いているケース：事務担当者がいて、本人の処理速度を上げることが目的の場合。
注意点：ツールを入れるだけでは使いこなせないまま終わることがある。最初の1〜2ヶ月は設定・データ移行に時間がかかる。freeeやマネーフォワードには公認の導入支援パートナーがあり、初期設定のサポートを受けられる仕組みがある。費用は別途かかるが、初月の立ち上がりコストを見込んでおくべきだ。
パターン2：記帳代行への部分外注
| 内容 | 月額費用（従業員15人・月150〜200件規模） |
|---|---|
| 記帳代行（仕訳入力のみ） | 1万5,000〜2万5,000円 |
| クラウド会計ソフト（確認用） | 3,000〜5,500円 |
| 合計 | 月1万8,000〜3万円 |
向いているケース：担当者の仕訳入力負担をなくしたい場合、または経理担当者が退職して引き継ぎが難しい場合。
注意点：外注先との連携フロー（誰がいつどのデータを送るか）を整備しないと、却って手間が増えることがある。「月末にまとめて送る」運用だと、クラウド会計のリアルタイム性が活かせない。週次や日次で連携できる体制にすることが前提だ。
経理外注の具体的な手順は中小企業の経理を外注する手順｜準備から導入まで完全ガイドにまとめている。
パターン3：ツール＋外注の組み合わせ（推奨）
クラウド会計ソフトを自社で使いながら、仕訳の確認・複雑な処理だけを外注するパターン。
| 内容 | 月額費用（目安） |
|---|---|
| クラウド会計ソフト | 3,000〜5,500円 |
| 経費精算・給与計算ツール | 4,000〜7,000円 |
| 部分的な経理代行（仕訳確認・月次レポートなど） | 1万〜2万円 |
| 合計 | 月1万7,000〜3万2,500円 |
向いているケース：ツールを入れつつ、属人化のリスクも同時に解消したい場合。外注先がクラウド上でリアルタイムにデータを見てくれるため、担当者が休んでも月次処理が続く。
僕が「まず最初にここから始めてほしい」と言うのがこのパターン3だ。理由は、ツールだけでは属人化が残るから。月額1〜2万円の部分外注を組み合わせることで、担当者不在リスクとデータ遅延の両方を同時に解決できる。
Before/Afterを数字でまとめると
| 項目 | Before | After |
|---|---|---|
| 事務担当の月次作業時間 | 月32〜46時間 | 月8〜13時間 |
| 試算表が出るタイミング | 翌月末〜翌々月初 | 翌月10〜15日 |
| 担当者不在時のリスク | 業務が止まる | ツール・外注で継続可能 |
| 経理ツール月額費用 | 0〜3,000円（弥生のみ） | 月1万7,000〜3万2,500円 |
| 担当者の月末残業 | 月20〜30時間増 | 大幅減・平準化 |
月額費用は増えるが、担当者の残業が月20〜30時間減ることで、別の業務に時間を充てられる。試算表が早く出ることで、経営判断のタイミングも前倒しになる。
実際に動かした経験から言えること
業務効率化に特化したエンジニアとして、自分の会社でも経理の効率化を実行してきた。
ラズリでは、freeeとAI組織を組み合わせた仕組みで運営している。月の経理稼働は2〜3時間に圧縮できている。銀行明細の自動取込→仕訳確認→月次集計という流れで、月末にかかる時間がほとんどない。
ただ、この仕組みを作るまでに最初の1ヶ月は初期設定で時間がかかった。データ移行、仕訳ルールの設定、税理士との連携フロー確認——これを事前に見積もっておかないと、想定外の時間を取られる。
経理効率化を進める会社に僕が最初に確認するのは、「初月の設定コストを誰が担うか」だ。ここを曖昧にしたまま動き出すと、担当者が疲弊して効率化が続かない。
一般論と違う部分を正直に書く
ネット上の経理効率化記事の多くは「ツールを入れると自動化される」と書く。半分正しく、半分は不正確だ。
自動化されるのは「定型の仕訳入力」と「集計作業」だ。一方で、以下は自動化されない：
- イレギュラーな仕訳の判断（勘定科目の決め方、補助科目の設定）
- 税理士への情報提供（月次の数字に対する経営者のコメント・説明）
- 経費精算の承認（領収書の内容確認は人間がやる）
ツールで効率化されるのは「手を動かす時間」であって、「判断する時間」ではない。この違いを理解した上で導入を進める会社の方が、3ヶ月後にツールが定着している率が高い。
どこから手をつけるか
「全部一気に変える」のは難しい。実際に効果が出やすい順番は次のとおりだ。
Step 1：クラウド会計ソフトに切り替える
銀行明細の自動取込が始まるだけで、仕訳入力の時間が大幅に減る。最初の1〜2ヶ月は設定に時間がかかるが、3ヶ月目から安定して効果が出始める。
freeeかマネーフォワードのどちらを選ぶかは、既に使っている税理士の対応ソフトに合わせることを勧める。連携のしやすさで選ぶのが正解だ。
Step 2：経費精算をスマホアプリに移行する
紙の領収書収集→手入力のフローをなくす。申請する従業員側の手間も減るため、導入のハードルは低い。承認フローが電子化されるため、担当者が出社しなくても承認できる体制になる。
Step 3：給与計算ソフトと勤怠管理を連携させる
勤怠データが自動で給与計算に反映されるようにすることで、集計ミスと作業時間が同時に減る。給与計算の月次稼働を月8〜12時間から2〜3時間以内に下げられる会社が多い。
Step 4：属人化の解消（外注またはマニュアル化）
ツールで作業効率は上がっても、担当者が休んだ時のリスクは残る。外注で対応するか、社内でアクセス権を分散させるかを決める。外注を選ぶ場合は記帳代行が月1万5,000〜2万5,000円から始められる。マニュアル化を選ぶ場合は、操作手順書の作成に初月5〜10時間かかると見ておくべきだ。
まとめ
経理を効率化すると起きることを整理する。
- 事務担当の月次作業が月32〜46時間から8〜13時間に減る
- 試算表が翌月末から翌月15日以内に出るようになる
- 属人化リスクが下がり、担当者不在でも業務が止まりにくくなる
- ツール＋部分外注の組み合わせで月1万7,000〜3万2,500円から始められる
- 担当者の残業が月20〜30時間減ることで、退職リスクも下がる
「効率化したいが何から始めていいか分からない」という場合、まず会計ソフトをクラウドに切り替えるところから始めると、ほかの改善も連鎖的に進めやすくなる。
