受発注管理をシステム化する方法｜中小企業向けツールと費用比較

取引先から注文が入るたびにFAXを取りに行き、内容を確認してエクセルに転記する。処理が終わったら確認の電話を入れる——こういう運用をしている会社は、今も少なくない。

問題は、この流れが崩れた時だ。担当者が休んだり辞めたりした瞬間に、「あの注文どこまで進んでたっけ」という状態になる。取引先が増えてきたタイミングで、同じミスが立て続けに起きる。

この記事では、受発注管理をシステム化する具体的な方法と、中小企業が使えるツールの費用相場を整理する。

FAX・エクセルで受発注を管理している会社の現状

日本の中小企業の約8割が、今もFAXを使って受発注を行っているという複数の業界調査が出ている。エクセルと組み合わせて管理しているケースも多く、「うちはそれで十分」という声もある。

ただし、これが問題になるのは取引量が増えてきた時か、人が変わった時だ。

FAX運用で実際に起きていること

• FAX機まで取りに行く手間がある
• 文字がかすれていて内容が読み取れない
• 「受け取りましたか？」の確認電話が発生する
• テレワークに完全対応できない（FAX機がある場所に出社が必要）
• 処理済みかどうかをファイルの有無で判断するしかない

エクセル管理で実際に起きていること

• 複数人が同時に編集できない（更新が上書きされる）
• 取引量が増えるとファイルが重くなる
• 担当者しかファイルを触れない、属人化が進む
• どの注文がどの状態にあるかを把握するのが困難
• 入力ミスが気づかれないまま出荷につながる

「何年もこれでやってきた」という会社もある。ただ、担当者が変わった時に初めてリスクに気づく。

システム化するとどう変わるか

受発注管理システムを導入すると、以下が変わる。

取引先が直接入力するようになる

電話・FAXで受けていた注文を、取引先がWebフォームやアプリから直接入力する形に変わる。受け取り作業がなくなり、転記も不要になる。

処理状況がリアルタイムで見える

「受注済み」「対応中」「出荷済み」の状態を全員が同時に確認できる。処理もれが防げる。

データが蓄積される

どの取引先からいつどれだけ注文が来ているか、データとして残る。需要予測や在庫管理に活用できる。

テレワークでも対応できる

クラウド型のシステムなら、出社不要で受発注業務をこなせる。

受発注管理システムの種類と費用相場

システムの主な種類

クラウド型SaaS

月額課金で使えるタイプ。初期費用が安く、すぐに使い始められる。中小企業に向いているのはこちら。

オンプレミス型

自社サーバーにインストールする形式。カスタマイズの自由度は高いが、初期費用が高く、保守も自社持ちになる。規模の大きい会社向け。

費用相場

中小企業の場合、クラウド型で月額5,000〜30,000円程度の製品が現実的な選択肢になることが多い。

中小企業向けおすすめツール比較

CO-NECT（コネクト）

こんな会社に合う: 受注側（売り手）の業務効率化が主な目的の会社

受注企業向けには無料プランがあり、月額費用ゼロから使い始められる（機能制限あり）。有料プランは月額1,980円〜と、国内の受発注システムの中で最安水準。発注フォームの作成から、対応状況の共有、納品書・請求書の発行まで一通りカバーしている。

取引先への導入ハードルが低いのも特徴。取引先はアプリのインストール不要でWebブラウザから発注できる。

費用目安: 受注側は無料〜月額1,980円

楽楽B2B

こんな会社に合う: 電話・FAXで受けている注文をWebに切り替えたい会社

買い手企業数が150,000社を超えており、BtoB取引のデジタル化実績が豊富。自社の取引先が楽楽B2Bを使っているケースも多く、相手側に「新しいシステムを覚えさせる」負荷が少ない場合がある。

機能が豊富な分、費用は高め。

費用目安: 月額33,000円〜

TS-BASE受発注

こんな会社に合う: 在庫管理と受発注を一緒に管理したい会社

受発注と在庫管理をセットで扱えるクラウドシステム。「注文が入ったが在庫がなかった」という状況をリアルタイムで防げる。小売・卸売・製造業に実績が多い。

費用目安: 初期費用0円〜、月額費用は問い合わせ（公式サイトより）

Bカート

こんな会社に合う: BtoBのオンラインショップ型で受注を一元管理したい会社

BtoB EC（企業間取引のネットショップ）として、取引先ごとの価格設定や掛け率の管理もできる。単なる受発注だけでなく、取引先向けの「専用ショップ」を持ちたい会社に向いている。

費用目安: 月額29,800円〜

ツール比較まとめ

選び方のポイント

取引先がどれくらい変わってくれるか、先に確認する

受発注システムを導入しても、取引先が使ってくれなければ意味がない。「うちはFAXじゃないと困る」という取引先が多い場合、まずその取引先から話を通す必要がある。

導入前に主要な取引先3社程度に「システムに切り替えたい」と打診してみると、温度感が分かる。

販売管理システムと連携できるか確認する

すでにfreeeや弥生、マネーフォワードなどの販売管理・会計ソフトを使っている場合、受発注データが自動で連携されるかどうかで、業務の手間が大きく変わる。

連携できない場合、受発注システムに入ったデータを再度手入力することになり、ミスが減らない。

無料トライアルで実際に使ってみる

デモや資料だけでは分からない部分が多い。CO-NECTのように無料プランがあるツールは、まず実際に使ってから判断できる。

IT導入補助金の活用を検討する

受発注システムの多くはIT導入補助金の対象となっている。種類によって補助率が異なり、最大3/4の補助を受けられるケースもある。申請のタイミングがあるため、導入を決めたら早めに確認してほしい。詳細はIT導入補助金2026｜中小企業が使える補助金と申請の流れで整理している。

まとめ

受発注管理をFAX・エクセルで続けている会社は多いが、担当者が変わる・取引量が増えると問題が一気に顕在化する。

システム化で変わるのは「転記作業の削減」だけではない。処理状況の見える化、データの蓄積、テレワーク対応など、仕組みとして回せる状態を作れる。

費用面では、CO-NECTのように月額2,000円以下から使えるツールもある。まずはスモールスタートで使い始め、取引先の反応を見ながら広げていくのが現実的だ。

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