記帳代行は自分でやるべき？外注すべき？判断基準チェックリスト

「記帳くらい自分でできる」と思って会計ソフトに向き合い、気づけば毎月末に数時間を費やしている経営者は多い。

自分でやった方が安いのか、外注した方が得なのか。この記事では、判断基準をチェックリスト形式で整理した上で、実際の費用比較も合わせて示す。

まず「記帳代行」が何をするかを確認する

記帳代行は、領収書・通帳明細・請求書などの証憑をもとに、仕訳を入力して帳簿にまとめる作業を代行するサービスだ。

具体的には以下の作業が含まれる。

• 領収書・レシートの整理・仕訳入力
• 通帳明細の取り込みと勘定科目の割り当て
• 月次試算表の作成

税務申告そのものは税理士の業務であり、記帳代行の範囲ではない点に注意が必要だ。記帳代行と顧問税理士を組み合わせて使うケースが一般的となっている。

判断基準チェックリスト

以下の項目に当てはまるものの数を数える。

外注を検討すべきサイン

• [ ] 毎月の記帳作業に3時間以上かかっている
• [ ] 経営者自身が記帳を担当していて、本業に集中できていない
• [ ] 簿記の知識がなく、仕訳が合っているか不安がある
• [ ] 月次の数字を把握するのが翌々月になっている
• [ ] 経理担当者が退職して記帳が滞っている
• [ ] 税理士から「記帳が遅い」「領収書が整理されていない」と指摘されたことがある
• [ ] 月の取引件数が100件を超えている

3つ以上当てはまる → 外注を検討する段階にある

1〜2つ → 現状維持で問題ないが、取引件数が増えてきたら見直す

0個 → 自分でやる体制が整っている

自分でやってよいケース

以下の条件が全て揃っている場合は、無理に外注する必要はない。

1. 月の仕訳件数が50件以下

仕訳件数が少ない場合、作業時間は月1〜2時間程度に収まる。クラウド会計ソフト（freee・マネーフォワード等）を使っていれば、銀行連携で自動仕訳も機能する。

2. 簿記2〜3級の知識がある、または経理担当者がいる

正確に仕訳できる人材が社内にいる場合、精度的なリスクは小さい。

3. 経営者が記帳に時間を使っていない

経営者の時間は最も希少なリソースだ。「経理担当者が月2〜3時間で処理している」という状況であれば、外注する優先度は低い。

外注すべきケース

ケース1：経営者が記帳を担当している

経営者が記帳をやっている時間は、本来なら営業や経営判断に使える時間だ。月3時間であっても、その時間を本業に充てた方が会社にとってプラスになる。記帳代行の月額費用（6,000〜2万円）で手放せるなら、費用対効果は高い。

ケース2：仕訳ミスが発生している

仕訳のミスは連鎖的に発生する。1つのミスが貸借対照表のバランスを崩し、修正のために全仕訳を確認する作業が必要になる。簿記の知識がない状態での記帳は、ミスの発見が遅れるほどコストが高くなる。

ケース3：月次の数字を把握できていない

会計事務所に証憑をまとめて渡して丸投げしている場合、試算表が出るまでに2〜3ヶ月かかることがある。月次で経営数字を確認できなければ、問題の発見が遅れる。記帳代行を使うことで、翌月15日前後に試算表を受け取れる体制を作れる。

ケース4：経理担当者が退職した

一人経理が退職したタイミングは、記帳代行への移行を検討する好機だ。新しい担当者を採用するより早く・安く業務を安定させられる。

費用の比較

記帳代行業者に依頼した場合

税理士事務所に依頼した場合

記帳代行のみであれば月1万〜3万円が相場。顧問料（税務申告・相談）込みの場合は月2〜5万円程度になる。

社内スタッフ（パート・派遣）を雇用した場合

パートを1名採用して記帳業務を任せる場合、社会保険なしでも月8〜12万円がかかる。月の仕訳件数が400件を超えてくるまでは、外注の方がコストを抑えやすい。

経営者が自分でやった場合（機会コスト）

経営者が月5時間以上を記帳に費やしている場合、機会コストは外注費用を上回る可能性が高い。

どの業者に頼むか：3つの選択肢

選択肢1：記帳代行専門業者

費用を最小限に抑えたい場合に向いている。記帳に特化しているため、税務申告や経営相談は別途税理士が必要になる。月額5,000〜2万円程度が相場。

選択肢2：税理士事務所（記帳代行付き顧問）

記帳代行と税務申告・相談が一体になっている。費用は高くなるが、窓口が一本化できる。月2〜5万円。

選択肢3：経理代行サービス（BPO）

記帳だけでなく、請求書管理・給与計算・支払い処理まで対応できる。フルアウトソーシングを検討する場合はこちら。月3〜15万円（業務範囲による）。

外注先を選ぶときの確認ポイント

費用だけで選ぶと後悔するケースがある。以下を事前に確認する。

1. 使用している会計ソフトに対応しているか

freee・マネーフォワード・弥生会計など、自社のソフトに対応していない場合はソフトの移行が必要になる。

2. 証憑の提出方法

毎月領収書を郵送するのか、スキャンしてアップロードするのかによって手間が変わる。クラウド対応している業者の方が手軽だ。

3. 試算表の提出タイミング

月次試算表がいつ届くかを確認する。翌月15日以内に届かない場合、経営判断への活用が難しくなる。

4. 担当者の固定制

担当者が変わるたびに業務説明が必要になる。担当者固定制かどうかを確認する。

まとめ：判断の基準は「経営者の時間が使われているか」

記帳を自分でやるか外注するかの判断基準は、費用の大小よりも「誰の時間が使われているか」が本質だ。

経営者が月3時間以上を記帳に費やしている場合、外注費用（月6,000〜2万円）は十分に回収できる。逆に経理担当者が短時間で処理できている場合は、急いで外注する必要はない。

まず「毎月の記帳に何時間かけているか」を計測することが、判断の出発点になる。

「自分でやるか外注するか、自社の場合どちらが合うか相談したい」という方は、無料相談はこちらから気軽にご連絡ください。

記帳代行の費用相場について詳しく知りたい方は、経理代行の費用を実例で公開｜従業員規模別の月額料金まとめもあわせてご覧ください。