個別指導塾では、講師が授業後に授業報告書を書き、保護者への連絡文を作成し、生徒の進捗を管理するという事務作業が毎日発生する。この作業に1日30〜60分使っている講師は多い。
AIを使えば、これらの事務作業の大半を短縮できる。この記事では、個別指導塾でのAI活用の具体的な方法をまとめる。
個別指導塾の事務作業の課題
| 業務 | 現状の問題 |
|---|---|
| 授業報告書の作成 | 毎回一から書いており、授業後の30〜45分を使う |
| 保護者への連絡文 | 定型的な内容でも手書き・手打ちに時間がかかる |
| 面談記録の整理 | 面談内容をメモしたまま、整理せずに溜まる |
| 生徒の進捗管理 | テスト結果・授業内容の記録がバラバラで引き継ぎが難しい |
これらの業務に共通するのは「テキスト処理」だ。AIが最も得意とする領域で、ChatGPTを使えば大幅に短縮できる。
1. 授業報告書の自動生成
現状の作業フロー
授業終了 → 講師がメモをもとに報告書を一から記入 → 保護者に送付
AI活用後のフロー
授業中のメモ（箇条書き）→ ChatGPTで報告書に整形 → 確認・送付
プロンプト例:
以下の授業メモをもとに、保護者向けの授業報告書を作成してください。
【授業メモ】
- 科目: 数学（中2、2次方程式）
- 今日の内容: 因数分解の復習 + 2次方程式の解き方（公式法）
- できていた: 因数分解は問題なくできている
- 課題: 解の公式を覚えきれていない。計算ミスが多い
- 次回: 解の公式を繰り返し練習する。計算ドリル宿題
【形式】
- 親しみやすいが礼儀正しいトーン
- 200字以内
- 今日できたこと / 課題 / 次回の予定の3部構成
出力結果を確認して軽く修正すれば完成する。一から書くより大幅に速い。
2. 保護者連絡文の作成
定期連絡・模試結果の説明・面談のご案内など、定型的な保護者連絡文はChatGPTで下書きを作れる。
プロンプト例（模試結果の連絡）:
以下の状況をもとに、保護者向けの連絡メール本文を作成してください。
【状況】
- 生徒: 中3男子
- 模試名: ○○模試 9月
- 結果: 英語 62点（前回比+8点）、数学 45点（前回比-5点）
- 英語: 前回から取り組んだ長文読解が改善された
- 数学: 計算分野で失点が増えた。授業で重点的に対応予定
条件:
- 300字以内
- 良い点を先に伝え、課題は前向きな表現で
- 保護者が安心できるトーン
定型連絡は1通1〜2分で作れるようになる。
3. 面談記録の整理
保護者面談後、メモを整理して記録に残す作業もAIが使える。
プロンプト例:
以下の面談メモを、保存用の面談記録として整形してください。
【メモ】
（面談中にとったメモをそのまま貼り付ける）
【出力形式】
- 日時・対応者
- 保護者からの要望（箇条書き）
- 塾側の説明・提案（箇条書き）
- 次回確認事項（担当者 / 期限）
メモをそのまま貼り付けるだけで、整理された記録が作れる。
4. 進捗管理の効率化
生徒の進捗管理では、授業記録・テスト結果・学習履歴をまとめておく必要がある。
シンプルな仕組みの作り方
Googleスプレッドシート + ChatGPTの組み合わせが低コストで始めやすい。
- Googleスプレッドシートで「生徒別の授業記録シート」を作成する
- 毎回の授業後、ChatGPTで作成した授業要約をシートに貼り付ける
- 定期的にChatGPTに「○○さんの直近3ヶ月の授業記録を分析して、弱点と次の重点課題を教えて」と聞く
授業記録が蓄積されると、講師交代時の引き継ぎも格段に楽になる。
費用の目安
| 用途 | ツール | 月額費用 |
|---|---|---|
| 授業報告書・保護者連絡 | ChatGPT Plus | 3,000円 |
| 進捗管理シート | Googleスプレッドシート | 無料 |
| 合計 | 3,000円〜 |
講師が複数いる場合、ChatGPT Team（1人あたり3,300円/月）を使うと、塾全体でアカウントを共有できる。
導入時のポイント
テンプレートプロンプトを作って共有する
「授業報告書はこのプロンプトを使う」「保護者連絡はこのプロンプトを使う」というテンプレートを1〜2つ作り、塾全体で統一する。
講師ごとに使い方がバラバラだと品質にムラが出る。テンプレートを共有することで品質が安定し、使い方の学習コストも下がる。
出力をそのまま使わない
AIの出力は必ず講師が確認してから送付する。事実と異なる内容（テスト点数の誤記等）が含まれていることがある。確認を省略しないことが前提だ。
まとめ
個別指導塾でのAI活用は「授業報告書作成・保護者連絡・面談記録整理」の3つから始めると効果が出やすい。
月3,000円（ChatGPT Plus）から始められる。まずは授業報告書の作成で試して、「どのくらい時間が変わるか」を体感するのが最初のステップだ。
「塾全体への導入を検討したい」「業務フローを整理したい」という場合は、AI顧問への相談で体制設計をサポートすることができる。
