問い合わせフォームからSlack通知・自動返信メールまでを構築した実例

著者: 野原琉海（株式会社ラズリ代表）

「問い合わせが来ていたのに気づかなかった」

中小企業の経営者なら、一度は経験があるのではないだろうか。忙しさの中でスプレッドシートの確認を忘れ、問い合わせに2日も3日も返信できなかった。せっかくの見込み客を、対応の遅れで逃してしまう。

この記事では、僕が自社の問い合わせフォームに自動化の仕組みを入れた実例を紹介する。使ったツールは無料、構築時間は約1時間。特別な技術がなくても再現できる内容だ。

導入前の状態：スプレッドシートを手動で確認していた

当社のWebサイトには問い合わせフォームを設置している。フォームから送信された内容はGoogleスプレッドシートに記録される仕組みだった。

問題は、そのスプレッドシートを自分で開いて確認しなければ、問い合わせが来たことに気づけないということだ。

1日に何度もスプレッドシートを開くわけにはいかない。結果として、問い合わせの確認は1日1回。忙しい日は翌日になることもあった。見落としも実際にあった。

問い合わせをくれた相手からすれば、フォームを送った直後は最も関心が高い。返信が遅れるほど、相手の関心は薄れる。これは明確な機会損失だった。

やったこと：3つの自動化を1時間で構築した

問い合わせフォームの送信をトリガーにして、以下の3つが自動で動くようにした。

1. スプレッドシートへの自動記録

フォームの送信内容がGoogleスプレッドシートに自動で1行ずつ記録される。名前、会社名、メールアドレス、問い合わせ内容、受信日時が全て残る。

2. サンクスメール+資料ダウンロードリンクの自動送信

問い合わせをした人に、自動でサンクスメールが届く。定型文に加えて、資料のダウンロードリンクを添付している。

これにより、問い合わせ直後に相手の手元に情報が届く。返信を待つ間に当社のことを知ってもらえる。

3. Slackへの即時通知

問い合わせが入った瞬間に、Slackに通知が届く。通知には問い合わせ者の名前、会社名、メールアドレス、受信日時が含まれる。

スプレッドシートを開く必要がなくなった。Slackを見るだけで、いつ、誰から、どんな問い合わせが来たかが分かる。

使ったツールとコスト

GASはGoogleアカウントがあれば無料で使える。Slack Webhookも無料だ。追加の費用は一切かかっていない。

導入前後の比較

まとめ

問い合わせ対応の自動化は、大がかりなシステム導入なしでも始められる。GASとSlack Webhookを使えば、構築時間は約1時間、コストはゼロだ。

見込み客からの問い合わせに気づかない、返信が遅れる。これは仕組みで解決できる問題だ。

バックオフィスの自動化や業務の仕組み化に興味がある方は、お気軽にお問い合わせください。「何から手をつければいいか分からない」という段階からでも対応しています。