先週、支援先の経営者と話す機会があって「AI顧問を入れたはいいが、誰を窓口担当にすればいいか分からなくて困っている」という相談が出た。AI顧問との定例ミーティングに誰が出ればいいか、社内フィードバックをまとめるのは誰か、設定変更の連絡先は誰か——全部曖昧なままで、結果的に経営者本人に話が集中して詰まっていた。
正直、これはよくある話だ。しかも担当者が曖昧なまま何ヶ月も続いてしまう会社が、マジで多い。担当者を曖昧にしたまま契約を始めると、AI顧問が動こうとしても社内で話が通らない、現場からは顧問に何を頼めばいいか分からない、という状態になる。
AI顧問を活かせるかどうかは、外部の専門家の質だけでなく、社内の「受け皿」の作り方にかかっている。僕が支援に入る前に必ず確認するのがこの担当者の問題で、ここを曖昧にしたまま始めると後から必ず困ることになる。本記事では、AI顧問を機能させるために社内に必要な担当者の役割とスキル、選び方を整理する。
AI顧問には社内の「窓口担当者」が必要だ
AI顧問は外部の支援者だ。どれだけ優秀な顧問であっても、会社の内情を全て把握することはできない。現場で何が困っているか、どの業務が非効率か、社員がどんな作業に時間を取られているか——これらは社内の人間が伝えなければ顧問には見えない。
社内担当者の主な役割は2つだ。
1. 社内とAI顧問の間の情報を橋渡しする
現場からの要望・課題・フィードバックをAI顧問に伝える。AI顧問が提案した仕組みや手順を社内に説明する。この往復の情報伝達を担当者が担うことで、顧問が会社の実態に合った支援を設計できる。
2. AI顧問との定例ミーティングを仕切る
月次や隔週で行う定例の場では、進捗の確認・課題の共有・優先度の調整が行われる。担当者がこのミーティングの窓口になり、社内の状況をまとめて持ち込むことで、顧問との時間が有効に使われる。
この担当者がいないと、顧問は誰に連絡すればいいか分からず、現場は誰に相談すればいいか分からず、経営者のところにばかり話が集まる。
ITリテラシーは「高い」必要はない
AI導入には社内にIT担当者が必要だと言う専門家は多い。正直、僕はそれが半分間違いだと思っている。
ITリテラシーが求められる場面は確かにある。ツールの初期設定、Zapierのような自動化ツールの操作、ダッシュボードのURLの管理など、多少の操作スキルが必要になることはある。
ただし、AI顧問の仕事のひとつは、この技術部分を担当者の代わりに行うことだ。担当者が設定をすべて自分でやる必要はない。顧問が設定し、担当者はその結果を確認・報告するだけでよいケースが大半だ。
僕が実際に関わった中で、担当者の選定を間違えたケースのほとんどは「IT担当者を窓口にした」パターンだった。製造業の会社で、社内で一番パソコンに詳しい事務職を担当にした。だがその人は自分の担当業務（見積書の作成）以外の社内事情をほとんど知らなかった。AI顧問が「受注管理と経理の入金確認の流れを教えてほしい」と聞いても「分からないので担当者に確認します」という返事が毎回来て、定例ミーティングが実質2ヶ月間止まった。担当者を総務責任者に変えてから、ようやく動き始めた。これは完全に選定ミスだった。
一方、業務知識は代替が効かない。
「この会社では月末に請求書をまとめて発行している」「問い合わせ対応は営業担当が直接やっていて、バックオフィスが関わっていない」「在庫管理は現場の担当者がExcelで独自に管理している」——こうした会社固有の業務の実態は、担当者でなければ顧問には見えない。
業務知識があれば、ITの細かいスキルは後から補える。反対に、ITだけ詳しくて業務を知らない担当者は、顧問にとっても現場にとっても使いにくい窓口になる。
担当者に実際に求められるスキル
支援に関わった中で、AI顧問との関係を機能させる担当者に共通している特徴は次のとおりだ。
1. 現場の業務を横断的に把握している
自分の担当業務だけでなく、他の部署がどういう流れで仕事をしているかを知っている人。AI顧問が「経理の請求書処理と営業の受注管理をつなぐ自動化を設計したい」という時に、両方の業務の実態を把握していれば、的確に情報を伝えられる。
部署横断的に動いている総務・バックオフィス担当、または業務設計に関わってきた経験がある人が向いている。
2. 経営者に直接話せるポジションにいる
担当者が現場の意見を吸い上げても、経営判断が必要な場面で経営者に話を通せる人でなければ、話が止まる。
AI顧問の提案が「このシステムを変更したい」という場合、担当者が「では経営者に確認します」と言って1週間返事が来ない、というのが最悪のパターンだ。担当者が経営者に直接話せる立場にいること、または経営者本人が担当者を兼ねることが理想に近い。
3. 変化を受け入れる柔軟性がある
AI顧問との取り組みは、基本的に「今の業務のやり方を変えること」を伴う。担当者がこの変化に対して拒否感が強いと、提案が現場で通らなくなる。
「いままで通りで問題ない」「面倒なことを増やすな」という反応が出やすい現場では、変化に前向きな担当者が橋渡し役になることで、導入がスムーズになる。
4. 作業の記録・共有が丁寧にできる
顧問との定例ミーティングの内容、決まったこと、次のアクションを社内に正確に伝えられること。これができない担当者だと、顧問と社内の間で情報が断絶して「あの話はどこいった」という状態になる。
担当者の選び方：具体的な基準
上記を踏まえると、AI顧問の担当者として適切なのは次のような人だ。
向いている人の例
- バックオフィス全般を一人で回している事務担当者
- 社長直下で業務改善に動いてきた経験がある中間管理職
- 他部署の業務内容も把握している総務担当
- 経営者本人（従業員10人以下の会社ではこれが現実的）
向いていない人の例
- 自分の専門業務しか分からず、他の部署との連携がない人
- 既存のやり方を変えることに強い抵抗感がある人
- 多忙すぎてAI顧問との定例ミーティングに時間が取れない人
- 経営者に話を上げるのに数週間かかる位置にいる人
「IT担当」「エンジニア」といったラベルで選ぶと外れることが多い。技術職でも業務全体を知らなければ窓口としての機能を果たせない。ぶっちゃけ、「ITが得意な人を担当にしておけば大丈夫」という感覚がある限り、担当者選びは失敗し続ける。
よくある失敗パターン
担当者を誰にも決めない
「みんなで関わればいい」という考えで担当者を設けない会社は、結局誰も責任を持たない状態になる。AI顧問が何かを聞くと「Aさんに確認します」「Bさんが詳しいはず」という連絡が続き、返事が来るまでに時間がかかる。正直、これが一番もったいない状態だ。窓口は1人に絞る。
多忙な人を担当にする
「仕事ができるから」という理由で、最も多忙な幹部や管理職を担当者に指名するケースがある。その人がAI顧問との定例に出られない、フィードバックをまとめる時間がない、という状態になり、支援が止まる。担当者には月2〜4時間程度の時間的余裕が必要だ。これは実際に見ていて、本当に多いパターンだ。
担当者に権限を与えない
担当者が何かを決めようとすると「上の承認が要る」「自分には決められない」という状態では、顧問側もスピードを出せない。これはマジでよくある。担当者に「この範囲は自分で決めていい」という権限委譲が必要だ。少なくともツールの操作・設定変更・定例ミーティングの日程調整程度は担当者が自己判断できる状態を作る。
担当者が機能しない間の実際のコスト
担当者選定ミスが続くと、単純に時間が無駄になる。製造業のケースでは、定例ミーティングが実質2ヶ月止まった。その間、AI顧問側は設計を止めて待つ状態になり、月次の顧問料だけが発生した。担当者を変えて動き始めた時には、前提の確認からやり直す作業も発生した。
担当者が決まっていない、または機能していない状態でAI顧問の費用が発生し続けるのはダブルロスだ。AI顧問の月額費用は一般的に3万〜30万円の範囲に収まるが（詳細はAI顧問の費用相場を参照）、この費用が成果なく流れる期間ができてしまう。担当者を最初から正しく設定することがコスト効率にも直結する。
担当者1人で全部やる必要はない
窓口担当者は1人でよいが、全社の全業務を把握する必要はない。各部署に「AI活用の協力者」を1名ずつ置いて、担当者がそこから情報を集める形が機能しやすい。
構造としては、
- AI顧問 ← → 社内窓口担当者 ← → 各部署の協力者
という形だ。窓口担当者は情報の集約と橋渡しに集中し、細かい現場の実態は各部署の協力者から吸い上げる。
この形を最初から設計しておくと、AI顧問との関係が機能しやすくなる。
経営者自身が担当を兼ねる場合の注意点
従業員10人以下の会社では、経営者本人が担当者を兼ねることが現実的な選択肢だ。窓口機能という点では最も決断が早く、情報が止まりにくいというメリットがある。
ただし、注意点が1つある。経営者は他の業務に埋まりやすく、定例ミーティングをキャンセルしやすいポジションでもある。「自分が担当者だが、月次の定例に3回連続で出られなかった」という状態は、外部に担当者を置いた場合より機能しなくなるリスクがある。
経営者が担当を兼ねる場合は、定例ミーティングを「削れない予定」として固定するか、状況が落ち着いたら社内の誰かに引き継ぐことを最初から想定しておくとよい。
担当者を先に決めることがスタートライン
AI顧問の質がいくら高くても、社内に機能する窓口担当者がいなければ成果は出ない。
担当者に求めるのはITの高度なスキルではない。業務を横断的に知っていること、経営者に話を通せること、変化に柔軟なこと、情報を正確に伝えられること——この4つが揃っていれば、IT知識は顧問が補える。
正直なところ、AI顧問としての初期の支援で「担当者を誰にするか」を最初に確認しなかったことを後悔した案件が何件かある。契約後に担当者問題が出てきて、スタートが遅れた。今は必ず契約前にこの話をするようにしている。
「担当者を誰にするか」を決めることは、AI顧問との契約と同じくらい重要だと僕は思っている。AI顧問との契約を始める前に、この点を先に整理する。それが導入を成功させる最初の条件だ。
AI顧問の活用検討についてはAI顧問とは？中小企業が知るべきサービスの全体像と費用相場を、費用の全体感はAI顧問の費用相場｜月額3万〜30万円の価格帯と内訳を参照してほしい。担当者を内製するか外注するかの判断軸についてはAI活用を内製するvsAI顧問に外注する｜中小企業向け判断基準でも整理している。