医療・介護業界の事業者とAI活用の話をすると、「患者さん（利用者さん）の情報を扱うので、AIは使えない」という反応が多い。
この懸念は理解できる。個人情報保護の観点から、どこまでAIを使っていいか判断しづらいのは事実だ。ただ、業務効率化に特化したエンジニアとして関わってきた経験から言うと、医療・介護のバックオフィスには「個人情報を扱わずにAIで効率化できる業務」が多い。
文書の下書き、スタッフへの連絡文作成、採用求人票の整備、研修資料の作成——これらは個人情報と無関係でありながら、担当者が毎回時間をかけている繰り返し作業だ。個人情報を含む業務は慎重に設計する必要があるが、そうでない業務から試し始めることができる。
この記事では、業種別の具体的なAI活用場面と、医療・介護特有の注意点を整理する。
医療・介護のバックオフィスで起きていること
記録・書類作成の業務量が多い
介護業界では、介護記録・日々の業務報告・利用者への家族報告書・サービス計画書の作成が法的に求められる。これらは毎日・毎月発生するが、記録のほとんどが紙または専用システムへの手入力で行われている。記録作業に1日1〜2時間を費やしているスタッフがいる事業所は珍しくない。
クリニックでも、診察後の電子カルテ入力、保険請求のためのレセプト確認、患者への連絡対応が重なり、医療事務スタッフの業務が繁忙期に集中する。
スタッフ採用と教育の負担が大きい
医療・介護業界は慢性的な人手不足だ。採用活動（求人票の作成・応募者管理）、新人スタッフへの研修資料の準備、マニュアルの更新——これらの作業は採用担当者に集中している。求人票は複数の媒体に載せるため、同じ内容を媒体ごとに書き直す手間が発生している。
家族・関係者への連絡文が属人化している
利用者の家族への連絡文（お知らせ、月次報告、行事案内）を、担当スタッフが毎回ゼロから書いているケースが多い。文章の品質が担当者によってばらつき、書くのが苦手なスタッフが時間をかけすぎる原因になっている。
業種別のAI業務改善事例
クリニック・診療所
クリニックでAI活用の効果が出やすい業務は「患者への連絡文書の作成」と「院内FAQ・説明文の整備」だ。
患者に送る再診案内、検査結果の説明文（テンプレート）、院内掲示板の文章——これらはChatGPTで下書きを作り、医師または院長が確認・修正する流れにすると、事務スタッフが1から書く手間がなくなる。
音声でのカルテ入力補助として、診察中の会話を録音してテキスト化するツールを使っているクリニックもある。ただし、この場合は患者情報を含む音声を外部サービスに送ることになるため、ツールの利用規約とプライバシーポリシーを必ず確認する必要がある。外部送信なしのオンプレミス型ツールや、医療機関向けのセキュリティ基準に対応したサービスを選ぶことが前提になる。
医事スタッフの採用求人票の作成も、ChatGPTで下書きを作ってから修正する方が、ゼロから書くより時間が短縮できる。
訪問介護・デイサービス
訪問介護・デイサービスで最も時間のかかる書類業務が「介護記録」だ。ただし、介護記録は利用者の個人情報を含むため、汎用のChatGPTに直接入力することは避けるべきだ。
記録業務でAIを活用する場合の現実的な方法は2通りある。
ひとつは、介護ソフトに搭載されているAI機能を使う方法だ。カイポケやほのぼのNEXT等、主要な介護ソフトは記録補助のAI機能を追加・開発している。これらはソフトベンダーが個人情報の取り扱いを含めた設計をしているため、利用規約の確認が比較的しやすい。
もうひとつは、個人情報を含まない業務にのみAIを使う方法だ。家族への月次お知らせ文（固有名詞を入れない汎用版）、スタッフへの連絡事項の下書き、新人研修資料の作成——これらはChatGPTで対応できる。
介護施設（グループホーム・特別養護老人ホーム等）
施設介護では、行事の企画・案内文の作成、求人・採用コンテンツの整備、スタッフ向け勉強会の資料作成がAIとの相性が良い業務だ。
行事案内の文章を毎回書いているスタッフは多い。「○月の敬老会のお知らせ」「クリスマスパーティーの案内」等の定型文は、ChatGPTで毎回フォーマット通りに生成させることで、書く担当者が変わっても品質が安定する。
スタッフ採用の課題も深刻な施設が多い。求人媒体ごとに書き直しが発生する求人票の作成、SNSでの採用情報発信のキャプション作成——これらをAIで半自動化することで、採用担当者の負担を下げられる。
医療・介護でAIを使う際の重要な注意点
個人情報をAIに入力しない
患者・利用者の氏名、生年月日、住所、診断内容、介護状況——これらを汎用のChatGPT・Claude等の外部AIに入力することは、個人情報保護法上の問題につながる可能性がある。
ChatGPT（OpenAI）は、API経由での利用では学習への使用をオプトアウトできるが、ウェブブラウザのチャットインターフェースで個人情報を入力した場合の取り扱いは、利用規約の確認が必要だ。
最も安全なアプローチは、「AIを使う業務 = 個人情報が出てこない業務に限定する」と最初に決めることだ。文書の下書き・採用コンテンツ・研修資料・行事案内——これらは個人情報なしで対応できる。
医療判断・介護判断はAIに任せない
「この症状はどういう診断ですか」「この利用者にはどんなケアが必要ですか」という判断業務をAIに任せることは、現時点では実務として適切ではない。汎用の生成AIは医療・介護の専門資格を持たず、個別の状況に応じた正確な判断ができる設計になっていない。
AIは「文章を書く」「情報を整理する」業務の補助に使い、医療・介護の専門的判断は引き続き有資格者が担う——この線引きが明確であることが、医療・介護業界でのAI活用の前提条件だ。
AI業務改善を進める3ステップ
ステップ1: 「個人情報が出てこない繰り返し業務」を特定する
最初のAI活用は「個人情報と無関係な文書業務」に絞る。候補は以下のような業務だ。
- 求人票・採用SNS投稿の文章作成
- 行事案内・お知らせ文の作成
- 新人研修の資料・手順書の整備
- スタッフへの連絡メールの下書き
これらは今日からChatGPTで試せる業務だ。
ステップ2: 使える担当者1人が試して効果を確認する
医療・介護の現場スタッフはITツールへの習熟度にばらつきがある。全員に一斉に使わせようとせず、事務担当か採用担当の1人が試して「これだけ時間が短縮できた」という体験を作ってから広げる。
試す前に「求人票を書くのに今は○分かかっている」という現状を記録しておくと、AI活用の効果を具体的に示せるようになる。
ステップ3: 個人情報を扱う業務は業界特化型ツールで検討する
介護記録・カルテ入力補助など、個人情報を含む業務のAI化は、汎用ツールではなく医療・介護専用のシステムで対応するのが現実的だ。介護ソフトに搭載されているAI機能、または医療機関向けに設計されたセキュリティ基準のツールを選ぶ段階は、汎用AI活用に慣れてから検討する。
やりがちな失敗
「まずカルテ入力や介護記録の自動化を」と最初に目指してしまう
AIへの期待値が高いと、最初から最も難しい課題（個人情報を含む記録業務）に飛びつきやすい。個人情報を扱う業務のAI化は、システム設計・セキュリティ確認・規約確認が必要で、時間がかかる。まず個人情報なしでできる業務から始めて、AIへの慣れと成功体験を作る順序が定着率を上げる。
「医療・介護だから特別なAIが必要」と思い込んで動けない
求人票・案内文・研修資料の作成は、汎用のChatGPTで十分に対応できる。業種特化型のAIツールが必要になるのは、個人情報を含む業務に踏み込んでから検討すればいい。
スタッフへの説明なしにツールを入れる
「経営者がAIを導入した」という事実だけが伝わり、スタッフが「監視されているのでは」「仕事がなくなるのでは」と不安を感じるケースがある。「どの業務を補助するためのツールか」「スタッフの負担を減らすためのものだ」という説明を事前に行うことが、定着の条件になる。
社内に詳しい人がいない場合
AI活用を進めたいが「どこから始めれば分からない」「個人情報の扱いが心配で動けない」という場合は、外部の専門家に相談することが選択肢になる。AI顧問というサービスの全体像についてはAI顧問とは？中小企業が知るべきサービスの全体像と費用相場にまとめている。
AI導入がうまくいかなかった原因のパターンは中小企業のAI導入失敗事例5選｜なぜ続かなかったのかを参考にしてほしい。外部専門家に依頼するか内製するかの判断についてはAI活用を内製するvsAI顧問に外注する｜中小企業向け判断基準で整理している。